العمل عن بعد
بعد ازمة كورونا اتجهت العديد من المنشآت إلى حوكمة وتأصيل ثقافة العمل عن بعد، فصار لزامًا عليها إنشاء سياسات ولوائح لتنظيم العمل عن بعد
في هذا الثريد سوف اذكر كيف لك كممارس #موارد_بشرية تصميم اساسيات كتيب / دليل للموظفين العاملين عن بعد
بعد ازمة كورونا اتجهت العديد من المنشآت إلى حوكمة وتأصيل ثقافة العمل عن بعد، فصار لزامًا عليها إنشاء سياسات ولوائح لتنظيم العمل عن بعد
في هذا الثريد سوف اذكر كيف لك كممارس #موارد_بشرية تصميم اساسيات كتيب / دليل للموظفين العاملين عن بعد
من المهم في البداية تحديد حدود ونطاق تطبيق الدليل ومن يشملهم (هل جميع الموظفين ام بعضهم) بالاضافة الى توضيح الاساسيات وتعريف مصطلحات الدليل …الخ وذلك لتسهيل التعامل وفهم محتوى الدليل من قبل المعنيين
1- تحديد آلية العمل
من المهم تحديد اطار العمل عن بعد المسموح به في شركتك مثل العمل عن بعد بدوام كامل، او بشكل جزئي (بعض أيام الأسبوع) او المزج ما بين الطريقتين معًا بجعل بعض الموظفين يعملون عن بعد بدوام كامل بينما يعمل الآخرون عن بعد لبضعة أيام فقط
من المهم تحديد اطار العمل عن بعد المسموح به في شركتك مثل العمل عن بعد بدوام كامل، او بشكل جزئي (بعض أيام الأسبوع) او المزج ما بين الطريقتين معًا بجعل بعض الموظفين يعملون عن بعد بدوام كامل بينما يعمل الآخرون عن بعد لبضعة أيام فقط
2 - الأدوات المناسبة للعمل عن بعد
بالتأكيد يجب تحديد وتوضيح آلية الحصول على والتعامل مع الأدوات المناسبة للعمل عن بعد. مثل (بالاضافة الى الادوات الاساسية مثل جهاز الكمبيوتر والاتصال بالإنترنت) البرامج والأدوات الالكترونية الخاصة بالتواصل ومتابعة تنفيذ المهام وآلية التعامل معها
بالتأكيد يجب تحديد وتوضيح آلية الحصول على والتعامل مع الأدوات المناسبة للعمل عن بعد. مثل (بالاضافة الى الادوات الاساسية مثل جهاز الكمبيوتر والاتصال بالإنترنت) البرامج والأدوات الالكترونية الخاصة بالتواصل ومتابعة تنفيذ المهام وآلية التعامل معها
3- امن المعلومات (الامن السيبراني)
يجب ان تشمل السياسات الخصوصية والأمان التي يجب على العاملين عن بعد اتباعها. فعلى سبيل المثال، يمكنك تحديد استخدام شبكة خاصة او تثبيت أدوات أمان البيانات والخصوصية كتطبيقات إدارة كلمات المرور أو الهوية؛ للحماية من الهجمات والبرامج الضارة.
يجب ان تشمل السياسات الخصوصية والأمان التي يجب على العاملين عن بعد اتباعها. فعلى سبيل المثال، يمكنك تحديد استخدام شبكة خاصة او تثبيت أدوات أمان البيانات والخصوصية كتطبيقات إدارة كلمات المرور أو الهوية؛ للحماية من الهجمات والبرامج الضارة.
4- أوقات للتواصل واللقاء الحضوري
يفضل ان تشمل السياسات موعد دوري (شهري أو ربع أو نصف سنوي أو سنوي) يجمع فيه كافة العاملين عن بعد بشكل حضوري لتبادل الأفكار وكسر الروتين والتخطيط للعمل والاستمتاع. وفي حالة تعذر إقامة اللقاء لأي سبب من الأسباب، يمكنك عقد اجتماع افتراضي
يفضل ان تشمل السياسات موعد دوري (شهري أو ربع أو نصف سنوي أو سنوي) يجمع فيه كافة العاملين عن بعد بشكل حضوري لتبادل الأفكار وكسر الروتين والتخطيط للعمل والاستمتاع. وفي حالة تعذر إقامة اللقاء لأي سبب من الأسباب، يمكنك عقد اجتماع افتراضي
5- الحقوق القانونية
من المهم ايضا توضيح حقوق العاملين عن بعد مثل معاملة عدد ساعات العمل والية العمل الاضافي واحتساب الساعات واوقات الراحة …الخ بالاضافة الى إرشادات واضحة عن أوقات العمل والظروف التي يجب أن يعملوا بها ومتى يجب أن يتوقفوا عن العمل.
من المهم ايضا توضيح حقوق العاملين عن بعد مثل معاملة عدد ساعات العمل والية العمل الاضافي واحتساب الساعات واوقات الراحة …الخ بالاضافة الى إرشادات واضحة عن أوقات العمل والظروف التي يجب أن يعملوا بها ومتى يجب أن يتوقفوا عن العمل.
6 - التعويضات والمزايا المالية
تمنح بعض الجهات مقابلاً مالياً عن المعدات اللازمة للعمل كالكمبيوتر أو المعدات المكتبية او الانترنت او تغطية جزئية لفواتير الكهرباء
لذلك من المهم توضيح ماهي التعويضات التي سوف يحصل عليها من يعمل عن بعد بشكل واضح وماذا يتشارك مع العاملين المكتبيين
تمنح بعض الجهات مقابلاً مالياً عن المعدات اللازمة للعمل كالكمبيوتر أو المعدات المكتبية او الانترنت او تغطية جزئية لفواتير الكهرباء
لذلك من المهم توضيح ماهي التعويضات التي سوف يحصل عليها من يعمل عن بعد بشكل واضح وماذا يتشارك مع العاملين المكتبيين
7 - الالتزام والامتثال
من المهم جدا التأكد من توافق السياسات مع التشريعات المحلية (مثل حقوق الموظفين حسب نظام العمل) وعدم مخالفتها ايا من اللوائح الرسمية
من المهم جدا التأكد من توافق السياسات مع التشريعات المحلية (مثل حقوق الموظفين حسب نظام العمل) وعدم مخالفتها ايا من اللوائح الرسمية
8- الدعم الفني
يجب ان تشمل السياسات آلية وكيفية تقديم الدعم الفني للموظفين عن بعد بتفصيل وبوضوح ليتم تسهيل عملهم وعدم تعرضهم لاي مشاكل تقنية تعيقهم:
يجب ان تشمل السياسات آلية وكيفية تقديم الدعم الفني للموظفين عن بعد بتفصيل وبوضوح ليتم تسهيل عملهم وعدم تعرضهم لاي مشاكل تقنية تعيقهم:
8 - المؤهلين للعمل عن بعد
من المهم ايضاً تضمين السياسات في الدليل معايير الأهلية التي تحدد من المؤهل للعمل عن بعد. فمثلًا، هل الموظف يكون مؤهلاً بمجرد التحاقه بالعمل ام قضاء مدة معينة قبل ان يصبح مؤهلا ام هل هناك وظائف محددة او جزء من الوظيفة ينفذ عن بعد ومتى وكيف طلب ذلك
من المهم ايضاً تضمين السياسات في الدليل معايير الأهلية التي تحدد من المؤهل للعمل عن بعد. فمثلًا، هل الموظف يكون مؤهلاً بمجرد التحاقه بالعمل ام قضاء مدة معينة قبل ان يصبح مؤهلا ام هل هناك وظائف محددة او جزء من الوظيفة ينفذ عن بعد ومتى وكيف طلب ذلك
9 - قياس الانتاجية
عمل الموظف عن بعد يضع عوائق حول كيفية تقييم عمل ذلك الموظف وهل هو يقضي كامل الساعات المحددة في العمل ام لا
لذلك يفضل استخدام مؤشرات اداء (KPIs) مناسبة لتتبع وقياس أداء الموظفين كلُ حسب وظيفته.
عمل الموظف عن بعد يضع عوائق حول كيفية تقييم عمل ذلك الموظف وهل هو يقضي كامل الساعات المحددة في العمل ام لا
لذلك يفضل استخدام مؤشرات اداء (KPIs) مناسبة لتتبع وقياس أداء الموظفين كلُ حسب وظيفته.
يتبع
تتبع الوقت لقياس إنتاجية الموظف امر ليس سهلاً كما ذكرنا ولكن هناك انظمة الكترونية مساعدة مثل HiveDesk الذي يساعدك في تتبع وقياس الوقت الذي يقضيه الموظف في العمل.ويوفر لك تقرير دقيق حول عدد الساعات التي عمل فيها كل موظف على كل مشروع او مهمة.
تتبع الوقت لقياس إنتاجية الموظف امر ليس سهلاً كما ذكرنا ولكن هناك انظمة الكترونية مساعدة مثل HiveDesk الذي يساعدك في تتبع وقياس الوقت الذي يقضيه الموظف في العمل.ويوفر لك تقرير دقيق حول عدد الساعات التي عمل فيها كل موظف على كل مشروع او مهمة.
لاشك ان بناء سياسات ودليل للعمل عن بعد ربما لن يكون احترافياً من اول مرة وهذا امر طبيعي جدا والمهم هو تطبيق الدليل وتطويره بما يتوافق مع جهتك والتحديات التي تواجهها
في الختام
هذي بعض البرامج المساعدة للعمل عن بعد والتي يمكن تجربتها واعتماد بعضها لجهتك
blog.hubstaff.com
هذي بعض البرامج المساعدة للعمل عن بعد والتي يمكن تجربتها واعتماد بعضها لجهتك
blog.hubstaff.com
جاري تحميل الاقتراحات...