اتفقنا إن أغلب الي يبدأ بزنس جديد راح يخبص محاسبياً لأنه في الغالب ماعنده محاسب! لكن خلوني أعلمكم أفضل طريقة للتعامل مع الأمور المالية في مرحلة التأسيس و بدايات حياة المشروع بدون محاسب:
١- أول ما تجيك فكرة المشروع فانفث عن شمالك ثلاثاً واستعذ بالله من الشيطان الرجيم، فإن استمرّت الفكرة في راسك فافتح حساب فرعي من حسابك البنكي الشخصي مباشرة وعلى وجه السرعة.

٢- حوّل عليه المبلغ الي يكفي للمصاريف التأسيسية ولو كانت بسيطة مثل رسوم السجل التجاري، حجز الدومين، الموقع الإلكتروني …الخ. واصرف من هذا الحساب فقط على شراء كل ما يتعلق بالمشروع واكتب تعليق واضح على كل عملية في خانة "الملاحظة" الموجودة عادة في كل بنك (ضروووووري) ولا تشتري من حسابك الشخصي الأساسي أي شيء يتعلق بالمشروع ولا تشتري أي شيء شخصي من حساب المشروع. إذا احتجت تشتري وحسابك الفرعي (البزنس) مايكفي، فقم بالتحويل بين حساباتك أولاً ثم اشتر بالفرعي. المقصد هو أن يكون لك سجل عمليات خاص بحركات المشروع المالية بدون ماتتداخل مع مصروفاتك الأخرى الشخصية.

٣- صدّر كشف حساب بنكي بصيغة CSV نهاية كل أسبوع أو أسبوعين أو حتى شهر (حسب حجم العمليات) وابدأ اقرأ الملاحظات الي سجلتها سابقا. في العادة يوجد خانة في كشف الحساب اسمها Reference أو الرقم المرجعي. احذف الكلام إلي مكتوب في هذي الخانة واكتب مكانها اسم البند الي يعبر عن نوع المصروف. مثلاً: عملية شراء الدومين (مصروفات تسويقية) عملية سداد رسوم السجل التجاري (مصروفات حكومية) عملية دفع قيمة تصميم الهوية البصرية (مصروفات تسويقية) وهكذا.

٤- لضبط عملية التبويب (المذكورة في النقطة السابقة)، حاول انك تكتب اسماء البنود في صفحة ثانية في نفس ملف كشف الحساب و تستخدم خاصية ال Data validation لتكون هذه البنود على شكل قائمة منسدلة بدلاً من أن تكتبها كل مرة لتفادي الأخطاء الكتابية. ايضاً احرص على أن لا يكون هناك لا افراط ولا تفريط في عدد البنود (ماتجي تحط بند مصروفات تسويق الكتروني ومصروفات تسويق تقليدي، مصروفات حكومية وزارة التجارة، مصروفات حكومية وزارة العمل، مصروفات حكومية وزارة البلدية)! تقدر تخليها مختصرة على رؤوس الأقلام خصوصاً انك لسى في البدايات (مصروفات تسويق ومصروفات حكومية تكفي عن التفاصيل أعلاه)

٥- الان انشئ Pivot table في صفحة جديدة في نفس كشف الحساب عشان تقدر تشوف مصاريفك مجمعة حسب التبويب وتستمتع وتمتّع ناظريك بكمية المصاريف يا ستيف جوبز (قايلك انفث عن شمالك بس الله يهديك مو مصدقني 😌)
٦- حمّل تطبيق Zoho Expense على جوالك وصوّر فواتيرك الورقية من خلاله بعد أن تنشئ "تقرير جديد" وتسميه مصاريف التأسيس ليتم حفظ جميع الفواتير الكترونياً داخل هذا التقرير. وبالنسبة لفواتيرك الإلكترونية الي وصلتك ع الايميل فتقدر تحولها ع التطبيق من خلال عنوان البريد الإلكتروني الي تحصله في الاعدادات حقت التطبيق. هذا التطبيق مجاني ويكفي في مرحلة التأسيس وفيه عندهم باقات مدفوعة وأسعارها بين ١١ -٢٢ ريال شهرياً للمستخدم.

٧- تحمّست وودك تكمل؟ لا خلاص زودتها يا حبيبي والحين وقّف وجيب لك محاسب أو كمّل بنفس الأسلوب وحافظ على كتابة وصف لكل عملية ثم بوبها بشكل صحيح. الهدف الان تحقق وهو الاحتفاظ بسجل العمليات المالية بشكل واضح ومبوب يسهّل عمل المحاسب لما يشتغل معك. أو على الأقل تقدر بنفسك تشوف العمليات المالية مبوبة بشكل صحيح وتعرف وين جالسة تروح الدراهم.