تقييم عبء العمل Workload Analysis
عدم قياس العبء الصحيح للعمل يسبب عدة تحديات اهمها:
- عبء اقل من اللازم (موظفين اكثر من الاحتياج = تكلفة عالية)
- عبء اكثر من اللازم (موظفين اقل من الاحتياج = احتراق وظيفي + جودة عمل سيئة)
هنا خطوات بسيطة حول كيفية اعادة تقييم عبء العمل لمنشئتك
عدم قياس العبء الصحيح للعمل يسبب عدة تحديات اهمها:
- عبء اقل من اللازم (موظفين اكثر من الاحتياج = تكلفة عالية)
- عبء اكثر من اللازم (موظفين اقل من الاحتياج = احتراق وظيفي + جودة عمل سيئة)
هنا خطوات بسيطة حول كيفية اعادة تقييم عبء العمل لمنشئتك
اولاً: تحديد الهدف من التحليل
قبل أي شيء، يجب معرفة ما الذي ترغب في تحقيقه من خلال تحليل عبء العمل. هل ترغب في تحسين الكفاءة؟ تقليل الإجهاد؟ أم تحسين توزيع الموارد؟ ام تقليل التكاليف ؟
فمعرفة الهدف تسهل عليك تحديد ادوات جمع البيانات المناسبة
قبل أي شيء، يجب معرفة ما الذي ترغب في تحقيقه من خلال تحليل عبء العمل. هل ترغب في تحسين الكفاءة؟ تقليل الإجهاد؟ أم تحسين توزيع الموارد؟ ام تقليل التكاليف ؟
فمعرفة الهدف تسهل عليك تحديد ادوات جمع البيانات المناسبة
ثانيا: جمع البيانات
يجب إعداد الادوات المناسبة لجمع البيانات (الاستبيانات - المقابلات - الوثائق - النظام الالكتروني) والقيام بجمع المهام الحالية، (مدتها، نوعها، ومن يقوم بها..الخ) وقم بتصنيفها (بناءً على - صعوبتها - معدل تكرارها ..الخ)
يجب إعداد الادوات المناسبة لجمع البيانات (الاستبيانات - المقابلات - الوثائق - النظام الالكتروني) والقيام بجمع المهام الحالية، (مدتها، نوعها، ومن يقوم بها..الخ) وقم بتصنيفها (بناءً على - صعوبتها - معدل تكرارها ..الخ)
ثالثاً: التقسيم
قم بتقسيم العمل لمجموعات (او مشاريع) وقم بتقسيمها الى مهام واخيراً قم بتقسيم تلك المهام الى مهام فرعية لكل مهمة
قم بتقسيم العمل لمجموعات (او مشاريع) وقم بتقسيمها الى مهام واخيراً قم بتقسيم تلك المهام الى مهام فرعية لكل مهمة
ثالثا: تحديد الأولويات
مثلاً حدد المهام ذات الأولوية العالية، والمهام التي يمكن تفويضها (لاطراف داخلية / خارجية) واياً منها يمكن اتمتته وتحويله الى الكتروني ..الخ
مثلا: مهام ادارة العمليات غالبا تعتبر اولوية من ناحية الاهمية والصعوبة والتكرار مقارنة بالادارات المساندة
مثلاً حدد المهام ذات الأولوية العالية، والمهام التي يمكن تفويضها (لاطراف داخلية / خارجية) واياً منها يمكن اتمتته وتحويله الى الكتروني ..الخ
مثلا: مهام ادارة العمليات غالبا تعتبر اولوية من ناحية الاهمية والصعوبة والتكرار مقارنة بالادارات المساندة
رابعاً: تقييم القدرات
قم بتقييم قدرات ومهارات الموظفين الحاليين لمعرفة امكانية كل موظف والحد الاعلى للمهام التي يتحملها ويستطيع تنفيذها بكفاءة عالية
قم بتقييم قدرات ومهارات الموظفين الحاليين لمعرفة امكانية كل موظف والحد الاعلى للمهام التي يتحملها ويستطيع تنفيذها بكفاءة عالية
خامساً: توزيع المهام
استنادًا إلى التقييم السابق لقدرات ومهارات الموظفين، قم بتوزيع المهام على الأقسام والفرق كلن حسب تخصصة وادارته.
استنادًا إلى التقييم السابق لقدرات ومهارات الموظفين، قم بتوزيع المهام على الأقسام والفرق كلن حسب تخصصة وادارته.
سادساً: استخدم التقنية
استخدام التقنية يساعد كثيراً في توزيع العمل بشكل عادل و تقليل عبء العمل وتحسين جودة المخرجات ودعم استمرارية الاعمال اضافة لتحسين عملية تقييم الموظفين.
هناك عدة ادوات منها runn.io
استخدام التقنية يساعد كثيراً في توزيع العمل بشكل عادل و تقليل عبء العمل وتحسين جودة المخرجات ودعم استمرارية الاعمال اضافة لتحسين عملية تقييم الموظفين.
هناك عدة ادوات منها runn.io
سابعاً: المتابعة والتقييم
بعد اعادة تقييم وتوزيع المهام، وبسبب التغيرات المستمرة في بيئة الاعمال، احرص على مراقبة تنفيذ المهام عبر التغذية الراجعة من الموظفين ومن النظام الالكتروني وقم بإجراء التغييرات اللازمة من اعادة توزيع المهام أو الموارد لتحسين الاداء.
بعد اعادة تقييم وتوزيع المهام، وبسبب التغيرات المستمرة في بيئة الاعمال، احرص على مراقبة تنفيذ المهام عبر التغذية الراجعة من الموظفين ومن النظام الالكتروني وقم بإجراء التغييرات اللازمة من اعادة توزيع المهام أو الموارد لتحسين الاداء.
جاري تحميل الاقتراحات...