حتى لو درست ادارة الاعمال في ارقى الجامعات فلن يكون هناك منهج او مادة لكتابة المذكرات الداخلية Memos.
من كتاب Writing That Works، سأذكر لك ٦ نقاط هامة لكتابة مذكرة داخلية بشكل جيد:
من كتاب Writing That Works، سأذكر لك ٦ نقاط هامة لكتابة مذكرة داخلية بشكل جيد:
بدايةً يجب ان تعرف ان هناك فرق بين مذكرة داخلية memo ومراسلة خارجية Letter.
المذكرات الداخلية هي المراسلات التي تتم داخل المنظمة
اما كل ما يتم مراسلته للشركات والمنظمات الاخرى يكون مسمى وسيلة التواصل "رسالة".
المذكرات الداخلية هي المراسلات التي تتم داخل المنظمة
اما كل ما يتم مراسلته للشركات والمنظمات الاخرى يكون مسمى وسيلة التواصل "رسالة".
١- يجب الا يكون عنوان المذكرة غامضاً او خادعاً
اختر عنوانك بوضوح مما يسهل على قارئه فهمه ومعرفة محتواه
العنوان الواضح والبسيط وان كان طويلاً يجذب المتلقي ويحفزه للرد عليه من لحظة قراءته له.
اختر عنوانك بوضوح مما يسهل على قارئه فهمه ومعرفة محتواه
العنوان الواضح والبسيط وان كان طويلاً يجذب المتلقي ويحفزه للرد عليه من لحظة قراءته له.
٢- وجّه المذكرة للشخص الذي تريده ان يتخذ الاجراء
ووجه النُسخ لمن تريدهم ان يكونوا على اطلاع فقط
في حال وجود عدد من النسخ قم بترتيب الاسماء حسب الابجدية اذا كان الجميع في نفس المنصب، واي شخص ذو منصب اعلى يكون اعلى القائمة بالطبع.
ووجه النُسخ لمن تريدهم ان يكونوا على اطلاع فقط
في حال وجود عدد من النسخ قم بترتيب الاسماء حسب الابجدية اذا كان الجميع في نفس المنصب، واي شخص ذو منصب اعلى يكون اعلى القائمة بالطبع.
٣- نظّم بناء مذكرتك الداخلية
المذكرات الطويلة الغير منظمة ستبعث الملل للمتلقي
اضافة نقاط وارقام للمحتوى كنوع من الترتيب، او تسمية الفقرات بعناوين ثانوية سيسهّل هضم الموضوع والتعاطي معه بشكل جيد.
المذكرات الطويلة الغير منظمة ستبعث الملل للمتلقي
اضافة نقاط وارقام للمحتوى كنوع من الترتيب، او تسمية الفقرات بعناوين ثانوية سيسهّل هضم الموضوع والتعاطي معه بشكل جيد.
٤- انهاء المذكرة بطلب واضح لاتخاذ الاجراء
واذا كانت مذكرتك الداخلية هي اجابة على مذكرة اخرى موجهه لك قم بالاجابة وتوقف بعدها، بدون ذكر "اتمنى اني اجبت على سؤالك" وماشابه
ابتعد عن هذا النوع من العبارات التي لا فائدة منها غير تضخيم المحتوى.
واذا كانت مذكرتك الداخلية هي اجابة على مذكرة اخرى موجهه لك قم بالاجابة وتوقف بعدها، بدون ذكر "اتمنى اني اجبت على سؤالك" وماشابه
ابتعد عن هذا النوع من العبارات التي لا فائدة منها غير تضخيم المحتوى.
٥- احياناً، استبدل المذكرات الداخلية بملاحظات مكتوبة بخط اليد، حفظاً للوقت
كملاحظات الشكر والتقدير والثناء
ما يكتب بخط اليد له وقع اجمل
كملاحظات الشكر والتقدير والثناء
ما يكتب بخط اليد له وقع اجمل
٦- كن حذراً من الممازحة والغضب في كتاباتك
لا تحاول ابداً اظهار حس الفكاهة او ابداء الغضب في مراسلاتك
فربما لا تفهم المزحة او تندم على ما كتبته وانت غاضب
يقول مثل ايطالي "فكر كثيرا، تحدث قليلاً، اكتب اقل"
لا تحاول ابداً اظهار حس الفكاهة او ابداء الغضب في مراسلاتك
فربما لا تفهم المزحة او تندم على ما كتبته وانت غاضب
يقول مثل ايطالي "فكر كثيرا، تحدث قليلاً، اكتب اقل"
رأيي والخلاصة:
ستجد الكثير من المراسلات القديمة في منظمتك والتي يريد الكثيرون ان يتمسكوا بها كقوام واسلوب وطريقة.
ربما تكون هذه النماذج جيدة، لكن لا بأس من وضع لمستك عليها فهي فالنهاية ليس مقدسة.
ما تمت كتابته من البشر، يُمكن تغييره من البشر.
ستجد الكثير من المراسلات القديمة في منظمتك والتي يريد الكثيرون ان يتمسكوا بها كقوام واسلوب وطريقة.
ربما تكون هذه النماذج جيدة، لكن لا بأس من وضع لمستك عليها فهي فالنهاية ليس مقدسة.
ما تمت كتابته من البشر، يُمكن تغييره من البشر.
جاري تحميل الاقتراحات...