تعتبر إجراءات التشغيل (SOPs) نوعا خاصا من الأدوات لأنها جزء من نظام توصيل المتطلبات إلى الموظفين والإدارة، الحفاظ على معايير العمل، وتوفير أدوات فعالة وحديثة للوفاء بالمتطلبات. كما أنه قد يفترض الكثيرون أيضا أن إجراءاتهم الحالية كافية لأنه لم يكن هناك أي حادث أو مشكلة معهم من قبل
لذلك، هنالك ما أسمه بـ "هرم كتابة الإجراءات الارشادية" والذي يرتكز على ٥ أمور يجب أن تتوفر عند كتابة أي إجراءات عمل (علما بأن على المنظومة أن تؤمن بمشاركة الموظفين، وإعطاء كاتبي الإجراءات الوقت الكافي لتلبية الاحتياجات):
١. تحديد طريقة عرض الاجراء 📝:
قبل إنشاء الاجراءات، ضع في اعتبارك ما إذا كانت أفضل طريقة ستكون ورقية أو رقمية. لكل منها مميزات وعيوب، لذلك يتوجب النظر في الأمر وتحديد الأولويات – وأي منهما سوف يفي بالغرض ويحقق أداءً سليما وآمنا.
قبل إنشاء الاجراءات، ضع في اعتبارك ما إذا كانت أفضل طريقة ستكون ورقية أو رقمية. لكل منها مميزات وعيوب، لذلك يتوجب النظر في الأمر وتحديد الأولويات – وأي منهما سوف يفي بالغرض ويحقق أداءً سليما وآمنا.
٢. استخدام الخبراء لكتابة الإجراءات 💡:
يعد استخدام خبيرا لكتابة الاجراءات ممارسة شائعة – ولكن ماذا لو قام بكتابة الإجراءات بشكل مختصر كما يعرفها هو؟ لذلك من المقترح أن يقوم بكتابة الإجراءات شخص ذو خبرة متوسطة ليشمل أكبر عدد من المخاطر والخطوات، ومن يقوم بمراجعتها هو الخبير.
يعد استخدام خبيرا لكتابة الاجراءات ممارسة شائعة – ولكن ماذا لو قام بكتابة الإجراءات بشكل مختصر كما يعرفها هو؟ لذلك من المقترح أن يقوم بكتابة الإجراءات شخص ذو خبرة متوسطة ليشمل أكبر عدد من المخاطر والخطوات، ومن يقوم بمراجعتها هو الخبير.
٣. اتبع إرشادات كتابة الإجراءات 📃:
في الإجراءات التدريجية، يجب أن يكون المحتوى موجزًا قدر الإمكان ويفضل أن يكون بتنسيق نقطي. يجب تقديم المعلومات إلى المستخدم بالترتيب الذي يجب إجراؤها أو معالجتها فيه (مثال: تعليمات السلامة أولا).
في الإجراءات التدريجية، يجب أن يكون المحتوى موجزًا قدر الإمكان ويفضل أن يكون بتنسيق نقطي. يجب تقديم المعلومات إلى المستخدم بالترتيب الذي يجب إجراؤها أو معالجتها فيه (مثال: تعليمات السلامة أولا).
٤. اختبار المستخدمين 📹:
بعد صياغة الإجراء، يجب على الفريق اختبار دقته وقابليته للاستخدام من خلال توجيه الأشخاص لأداء المهمة أثناء الرجوع إلى الملف ذاته. قم بالمراقبة وتدوين الملاحظات واطلب من المستخدِم أن يتحدث بصوت عال أثناء استخدام الدليل ومشاركة أي ملاحظة او قلق أثناء المهمة
بعد صياغة الإجراء، يجب على الفريق اختبار دقته وقابليته للاستخدام من خلال توجيه الأشخاص لأداء المهمة أثناء الرجوع إلى الملف ذاته. قم بالمراقبة وتدوين الملاحظات واطلب من المستخدِم أن يتحدث بصوت عال أثناء استخدام الدليل ومشاركة أي ملاحظة او قلق أثناء المهمة
٥. مرحلة التنفيذ 🧩:
يجب أن يكون لدى المنظومة ثقافة واضحة لاستخدام إجراءات التشغيل، مما يعني أن الجميع يعرف متى وكيف يستخدم إجراءات التشغيل الموحدة في كل مرة. تفترض العديد من المنظومات بشكل غير صحيح أن العمال يعرفون متى وكيف يستخدمون الإجراءات عند إكمال البروتوكولات.
يجب أن يكون لدى المنظومة ثقافة واضحة لاستخدام إجراءات التشغيل، مما يعني أن الجميع يعرف متى وكيف يستخدم إجراءات التشغيل الموحدة في كل مرة. تفترض العديد من المنظومات بشكل غير صحيح أن العمال يعرفون متى وكيف يستخدمون الإجراءات عند إكمال البروتوكولات.
بهذا انتهيت من سرد بعض النقاط المهمة حول كيفية كتابة الاجراءات او الارشادات في بيئة العمل. كما أعمل حاليا على إنشاء ورشة عمل اتحدث فيها بشكل مفصل أكبر من هنا.
جاري تحميل الاقتراحات...