#سوالف_لوجستية
أهمية تخطيط المشتريات
تكمن أهمية عملية الشراء المخطط لها بدقة على ضمان وصول مشتريات الشركة في الوقت المناسب وبالكميات المناسبة، من أفضل البائعين وبأسعار جيدة.
أهمية تخطيط المشتريات
تكمن أهمية عملية الشراء المخطط لها بدقة على ضمان وصول مشتريات الشركة في الوقت المناسب وبالكميات المناسبة، من أفضل البائعين وبأسعار جيدة.
ما هو تخطيط المشتريات :
تخطيط المشتريات هو عملية تحديد المتطلبات المادية لإنتاج السلع لفترة زمنية محددة وكذلك وسائل مصادرها. إنها عملية تجارية استراتيجية تهدف إلى جمع وتوحيد المعلومات الحيوية للأعمال التجارية بشأن جميع المشتريات المطلوبة من البائعين الخارجيين،
تخطيط المشتريات هو عملية تحديد المتطلبات المادية لإنتاج السلع لفترة زمنية محددة وكذلك وسائل مصادرها. إنها عملية تجارية استراتيجية تهدف إلى جمع وتوحيد المعلومات الحيوية للأعمال التجارية بشأن جميع المشتريات المطلوبة من البائعين الخارجيين،
بما في ذلك قابلية تطبيق البائعين، وتكلفة وجودة المواد، وجداول التوريد والدفع، والامتثال، والتعاقد، وما إلى ذلك. يضمن تخطيط المشتريات تنفيذ المشتريات في الوقت المناسب وبطريقة منظمة.
قد تكون المشتريات أكثر أو أقل تطورا اعتمادا على حجم وتعقيد سلسلة التوريد وعملية تصنيع المنتج.
قد تكون المشتريات أكثر أو أقل تطورا اعتمادا على حجم وتعقيد سلسلة التوريد وعملية تصنيع المنتج.
بالنسبة للمشاريع الصغيرة قد لا تنطوي على الكثير من التخطيط المسبق ويمكن تعيينها لمدير المشروع. بالنسبة لعمليات الإنتاج الأكثر تطورا -حيث يتم تصنيع المنتجات من مجموعة من المواد الخارجية ولها توجيه معقد تنطوي على تخطيط مفصل واتخاذ قرارات على المستوى التنفيذي، برئاسة مدير المشتريات.
مدير المشتريات مكلف بتنسيق عملية الشراء لمشروع أو عملية التصنيع بأكملها. يمكن تقسيم مسؤوليات المشتريات بين الإدارات أو إنشاء إدارة منفصلة للأعمال التجارية. في كلتا الحالتين، نظرا لأنه يعتمد على ميزانية التصنيع للشركة وهو مسؤول عن جميع المواد الخارجية،
فإن تخطيط المشتريات ينطوي على تنسيق بين المبيعات والتصنيع والمحاسبة والإدارة.من الممكن تقنيا التعامل مع معظم العمليات المتعلقة بالمشتريات بنهج القلم والورق، تعتمد عمليات التصنيع الحديثة على أنظمة تخطيط موارد المؤسسات مع برامج شراء مخصصة تعمل على تبسيط أجزاء كبيرة من عملية الشراء.
ما هي خطة إدارة المشتريات :
خطة إدارة المشتريات هي الوثيقة المركزية التي تفصل جميع المعلومات المتعلقة بالشراء لمشروع أو منتج أو خط إنتاج أو فترة تصنيع. تحدد الخطة المتطلبات اللازمة لإنجاز مشروع أو فترة التصنيع إلى جانب المعلومات الاستراتيجية حول أفضل السبل لشراءها.
خطة إدارة المشتريات هي الوثيقة المركزية التي تفصل جميع المعلومات المتعلقة بالشراء لمشروع أو منتج أو خط إنتاج أو فترة تصنيع. تحدد الخطة المتطلبات اللازمة لإنجاز مشروع أو فترة التصنيع إلى جانب المعلومات الاستراتيجية حول أفضل السبل لشراءها.
يتضمن تحليلات من عمليات الشراء السابقة وتوقعات الطلب، بالإضافة إلى قائمة بالبائعين المحتملين وأدائهم المتوقع، واعتبارات التعاقد والموافقة، والالتزامات القانونية، وبيانات العمل ، وطلبات العروض (أو طلبات تقديم العروض)، والامتثال، وجداول الشراء، وأوقات العرض المتوقعة،وشروط العطاءات.
إذا تم تنفيذها بشكل صحيح، فإن خطة إدارة المشتريات تساعد في خفض تكاليف المشتريات الإجمالية، وضمان الجودة العالية للمواد الخارجية، والحفاظ على تدفق عملية التصنيع. نظرا لأن عملية الشراء تعتمد إلى حد كبير على المتطلبات المحددة للشركة وسوقها وحجمها ونشاطها،
فقد يكون لدى الشركات المختلفة تدفقات عملية مختلفة جدا ولا توجد طريقة واحدة صحيحة للقيام بذلك. ومع ذلك، هناك عدد من الأساسيات الأساسية التي ينبغي إدراجها في وضع الخطة. بعد ذلك، دعونا نلقي نظرة على المكونات الأساسية لخطة إدارة المشتريات.
وضع خطة لإدارة المشتريات :
شرح العملية : يجب أن يحدد هذا القسم الأولي من الوثيقة بوضوح الخطوات اللازمة للحصول على المنتجات أو الخدمات من الموردين، إلى جانب ملاحظات حول كيفية إدارة العملية.
شرح العملية : يجب أن يحدد هذا القسم الأولي من الوثيقة بوضوح الخطوات اللازمة للحصول على المنتجات أو الخدمات من الموردين، إلى جانب ملاحظات حول كيفية إدارة العملية.
تحديد الأدوار : بعد ذلك، ينبغي إدراج أعضاء فريق المشتريات المسؤولين عن إدارة وتنفيذ خطة إدارة المشتريات . قد يشمل ذلك مديري المشاريع الذين يديرون تنفيذ الخطة، والمديرين التنفيذيين الذين يقدمون المشورة التعاقدية، والمحامين الذين يقدمون المعلومات القانونية، وأصحاب المصلحة.
تحديد متطلبات العنصر : يجب أن تتضمن الخطة جميع العناصر القابلة للشراء اللازمة للمشروع إلى جانب أسباب الحصول عليها خارجيا. ويشمل ذلك كل من المواد الخام والمكونات، فضلا عن الأدوات والمعدات وتراخيص البرامج، وما إلى ذلك. من المهم تضمين جميع المعلومات الخاصة بالمشروع .
تحديد الجدول الزمني للمشتريات : لضمان تنفيذ المشروع في الوقت المناسب، وتجنب التوقف، وتقصير المهل الزمنية، يجب مواءمة الجدول الزمني للشراء مع الجدول الزمني العام للمشروع.
تحديد الموردين : يجب إدراج جميع البائعين المعمول بهم إلى جانب تحليلات لأدائهم في خطة الشراء. يمكن تحديد البائعين المؤهلين مسبقا استنادا إلى تاريخ المشتريات والبائعين الجدد الذين يتم تحديدهم من خلال أبحاث السوق والتنسيق مع ممثلي البائعين.
إدارة البائعين والمساءلة : يتم وضع الاستراتيجيات والعمليات لإدارة أداء البائعين المختارين. تتم صياغة العقود والموافقة عليها وتوقيعها. كما يتم تحديد الالتزامات والتفاصيل التعاقدية للتأكد من أن البائعين ينفذون جانبهم من الصفقة. يشمل ذلك عدة تفاصيل.
تحديد المخاطر وإدارتها : يمكن أن تتراوح هذه من تأخيرات الشحن والتناقضات في جودة العناصر التي تم تسليمها، إلى قضايا التمويل من التقلبات المفاجئة في السوق، وما إلى ذلك. ينبغي أن تفصل خطة إدارة المشتريات أنواع المخاطر التي تنطوي عليها إلى جانب تقييمات لاحتمالاتها وشدتها.
قيود المشروع والقيود القانونية : ينبغي تحديد قيود المشروع وقيوده بوضوح وتفصيلها في خطة إدارة المشتريات. من الجيد أن تضع ذلك في الاعتبار طوال عملية تخطيط المشتريات ومراحلها المختلفة. قد تشمل هذه أشياء مثل حدود الميزانية والالتزامات القانونية والامتثال والمعايير وممارسات التصنيع.
المراجعة والموافقة : ينبغي أن تتضمن خطة إدارة المشتريات معلومات عن المقاييس المستخدمة لاستعراض وثائق الشراء والموافقة عليها وكذلك أساليب ومبررات إجراء التغييرات بمجرد بدء مرحلة الشراء.
أهمية تخطيط المشتريات :
يمكن للتخطيط الفعال للمشتريات أن يزيد من كفاءة عملية التصنيع بأكملها. نظرا لأنها مسؤولة عن التدفق المستمر لجميع المواد الخام والمعدات وغيرها من متطلبات المشروع بالاستعانة بمصادر خارجية، فإنها يمكن أن تحدث فرقا بين الاضطرابات المستمرة وعملية التصنيع.
يمكن للتخطيط الفعال للمشتريات أن يزيد من كفاءة عملية التصنيع بأكملها. نظرا لأنها مسؤولة عن التدفق المستمر لجميع المواد الخام والمعدات وغيرها من متطلبات المشروع بالاستعانة بمصادر خارجية، فإنها يمكن أن تحدث فرقا بين الاضطرابات المستمرة وعملية التصنيع.
تخطيط المشتريات ليس مهما فقط لتلبية احتياجات المشروع، ولكن أيضا لتحسين أساليب العمل الداخلية
يمكن لعملية الشراء المخطط لها جيدا أن تحقق تحسينات مختلفة، بما في ذلك:
-خفض التكاليف
-تحسين عمليات الإنتاج.
-إدارة المخاطر
-زيادة الشفافية والقدرة على التنبؤ
يمكن لعملية الشراء المخطط لها جيدا أن تحقق تحسينات مختلفة، بما في ذلك:
-خفض التكاليف
-تحسين عمليات الإنتاج.
-إدارة المخاطر
-زيادة الشفافية والقدرة على التنبؤ
تخطيط المشتريات باستخدام برنامج ERP/MRP :
مثل معظم مجالات العمل الأخرى، يمكن جعل تخطيط المشتريات أسهل بكثير بمساعدة البرامج المعينة. على الرغم من أن جداول البيانات يمكن أن تكون مساعدة في المراحل الأولى من ممارسة الأعمال التجارية،
مثل معظم مجالات العمل الأخرى، يمكن جعل تخطيط المشتريات أسهل بكثير بمساعدة البرامج المعينة. على الرغم من أن جداول البيانات يمكن أن تكون مساعدة في المراحل الأولى من ممارسة الأعمال التجارية،
إلا أنه ينبغي للشركات التي تتطلع إلى النمو أن تنظر في تنفيذ برنامج ERP/MRP من شأنه أن يكون بمثابة منصة مركزية لإدارة كل جانب من جوانب العمل تضمن مرونة الأنظمة الحديثة القائمة على السحابة أن يظل البرنامج في متناول الأعمال التجارية ولكن يمكن توسيع نطاقه مع نمو الأعمال التجارية.
تتضمن العديد من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات التصنيعية وظائف تخطيط المشتريات.
فيما يتعلق بوظيفة تخطيط المشتريات، ينبغي أن يدعم نظام ERP/MRP المناسب ما يلي :
-إدارة البائعين، بما في ذلك تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بالبائعين
-إنشاء أمر الشراء وتتبع أمر الشراء.
فيما يتعلق بوظيفة تخطيط المشتريات، ينبغي أن يدعم نظام ERP/MRP المناسب ما يلي :
-إدارة البائعين، بما في ذلك تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية المتعلقة بالبائعين
-إنشاء أمر الشراء وتتبع أمر الشراء.
-تخطيط المتطلبات المادية والتنبؤ بالمشتريات لتحديد ما هو مطلوب ومتى.
-إدارة المخزون، بما في ذلك تتبع المواد والمكونات والسلع تامة الصنع.
-الإحصاءات المتعلقة بالمواد والمكونات المشتراة، من أجل اتخاذ قرارات أفضل.
النهاية ✔️
-إدارة المخزون، بما في ذلك تتبع المواد والمكونات والسلع تامة الصنع.
-الإحصاءات المتعلقة بالمواد والمكونات المشتراة، من أجل اتخاذ قرارات أفضل.
النهاية ✔️
جاري تحميل الاقتراحات...