لا أحب العروض التقديمية أو البوربوينت واستمتع بقراءة التقارير التفصِيلية …. وكذلك أمازون و جيف بيزوس يُحرمان البوربوينت ويتم طرح ومناقشة الموضوعات من خلال مُذكِرة سردية تفصِيلية من ست صفحات ….
إليك هيكل وتصميم هذه المُذكِرة…..
إليك هيكل وتصميم هذه المُذكِرة…..
قبل البدء أنصح بقراءة المقال السابق الذي يتناول كيف تسير اجتماعات أمازون 👇👇
▪️أولًا: أعلم أن كتابة مُذكِرة سردية من 6 صفحات ليس بالأمر الهَين، ولذلك تلك المُذكِرة يقوم بإعدادها فريق كامل وليس فرد بنفسه وتستغرق وقت يصل لخمسة أيام، لكن يكون هناك شخص مسؤول عن تصفيتها وإنهائها كأنها مؤلفة من شخص واحد..
والعلة من كونها 6 صفحات فقط بحجم خط درجته 10 هو ملء جميع الصفحات الست دون وجود حشو، كما أن عدد 6 صفحات كافي للإجابة على كل تساؤلاتك، فإن طرحت سؤال في الصفحة الثالثة ستجد إجابته في الصفحة الخامسة…
وكذلك السبب في كونها مُذكِرة هو صياغة الأمر بشكل قَصَصي سردي، ولذلك لا توجد فيها رسوم بيانية ولا جداول حتى لا يمنع ذلك تدفق السرد، ويتم اضافة البيانات والرسومات والجداول كمرفقات،
وبذلك يكون لدى القارئ اختيار أن يُكمل السرد أو يذهب إلى المُرفقات وذلك حسب حاجته ووقته، فليس كل من على طاولة الاجتماعات لديهم نفس الاهتمامات بما يتم طرحه…
▪️ثانيًا: هيكل المُذكِرة وتصميمها
سنضرب مثلًا للتوضيح :
تلاحظ أن العميل مُنزعج من تأخر وصول المنتج وارتفاع سعره … ولحل هذه المُشكلة ستقوم أمازون بإطلاق خدمة أمازون برايم، حيثُ سيتم منح خصومات، والتوصيل سيكون في نفس اليوم لمشتركي هذه الخدمة،
سنضرب مثلًا للتوضيح :
تلاحظ أن العميل مُنزعج من تأخر وصول المنتج وارتفاع سعره … ولحل هذه المُشكلة ستقوم أمازون بإطلاق خدمة أمازون برايم، حيثُ سيتم منح خصومات، والتوصيل سيكون في نفس اليوم لمشتركي هذه الخدمة،
ولمناقشة هذا المشروع وأخذ الموافقة على تنفيذه من مجلس الإدارة تم طرحه في مُذكِرة من ست صفحات هيكلها عبارة عن المُقدمة، الأهداف، حالة البزنس، الدروس المُستفادة، والأولويات الاستراتيجية وكيفية التنفيذ…
🔸المُقدمة (Introduction)
في الغالب يتكون هذا القسم من ثلاث فقرات، الفقرة الأولى تُبين الهدف من المُذكِرة والموضوع التي تغطيه وهو مشروع إطلاق خدمة أمازون برايم،
في الغالب يتكون هذا القسم من ثلاث فقرات، الفقرة الأولى تُبين الهدف من المُذكِرة والموضوع التي تغطيه وهو مشروع إطلاق خدمة أمازون برايم،
الفقرة الثانية تُبين خلفية الموضوع والمشاكل الموجودة التي يواجهها العميل وكيف سيتم التغلب عليها من خلال خدمة أمازون برايم، فمثلًا سيتم إعطاء أولوية في التوصيل لأعضاء الخدمة..
الفقرة الثالثة تحتوى على الأهداف المرجو تحقيقها من إطلاق الخدمة بصفة عامة، والفترة الزمنية المُتوقعة لتحقيق هذه الأهداف وما المتطلبات اللازمة لتحقيقها..
وبالتالي هنا القارئ كَّون تصور عن ما ستتعرض له المُذكِرة لاحقًا بشكل إجمالي…
وبالتالي هنا القارئ كَّون تصور عن ما ستتعرض له المُذكِرة لاحقًا بشكل إجمالي…
🔸الأهداف (Goals)
هنا تكون مقاييس نجاح المشروع وهي العدسة التي تُمكنك من تَّصور القادم من المُذكِرة …
فيتم وضع الأهداف المرجوة من المشروع بشكل تفصيلي … فتقوم بكتابة الهدف بخط غامق (Bold) مُستخدمًا أقل الكلمات (تخفيض الوقت اللازم لتوصيل الشحنة مثلًا)
هنا تكون مقاييس نجاح المشروع وهي العدسة التي تُمكنك من تَّصور القادم من المُذكِرة …
فيتم وضع الأهداف المرجوة من المشروع بشكل تفصيلي … فتقوم بكتابة الهدف بخط غامق (Bold) مُستخدمًا أقل الكلمات (تخفيض الوقت اللازم لتوصيل الشحنة مثلًا)
بعد ذلك تقوم بوصف الهدف بجملة واحدة مُبينا ما كان في الماضي وما يُتوقع وحساب نسب التغير بينهما وقد تكون نسب التغير ايجابية أو سلبية، ويُفضل أن لا تقل الأهداف عن ثلاثة..
🔸المبادئ (Tenets)
لدى أمازون مبادئ للقيادة تنشرها بين موظفيها، فمثلًا من مبادئ أمازون هو أن لا تُفكر في المنافسين وكن مهوسًا بالعميل، حيث تبدأ بإرضاء العميل أولًا بعد ذلك كل شئ سيكون على ما يُرام..
لدى أمازون مبادئ للقيادة تنشرها بين موظفيها، فمثلًا من مبادئ أمازون هو أن لا تُفكر في المنافسين وكن مهوسًا بالعميل، حيث تبدأ بإرضاء العميل أولًا بعد ذلك كل شئ سيكون على ما يُرام..
وكذلك لكل إدارة في أمازون مبادئ وتُسمى (Tenets)، وفي هذا القسم من المُذكِرة يجب ذكر هذه المبادئ وربطها بمبادئ أمازون العامة،
فمثلًا هناك مبدأ الجودة أهم من الكمية، فيجب توفير خدمات أمازون برايم بأعلى جودة ولا يهم الكمية في الوقت الحالي، وأيضًا مبدأ رضا العميل وهكذا …
فمثلًا هناك مبدأ الجودة أهم من الكمية، فيجب توفير خدمات أمازون برايم بأعلى جودة ولا يهم الكمية في الوقت الحالي، وأيضًا مبدأ رضا العميل وهكذا …
🔸حالة البزنس في الوقت الحالي (State of Business)
هنا التفصيل بعد الإجمال، وبالتالي تُصبح الأمور أكثر صرامة وجَّدِية فتقوم بوصف دقيق لحالة البزنس في الوقت الحالي، ولا مجال هنا للحديث عن الماضي فما كان قد كان،
هنا التفصيل بعد الإجمال، وبالتالي تُصبح الأمور أكثر صرامة وجَّدِية فتقوم بوصف دقيق لحالة البزنس في الوقت الحالي، ولا مجال هنا للحديث عن الماضي فما كان قد كان،
وللتأكيد على هذا المفهوم يُفضل أن تترك جميع أماكن الأرقام فارغة حتى قبل الاجتماع مباشرة فذلك يجعل المُذكِرة دائمًا مُحدثة
تسرِد هنا الوضع الحالي التشغيلي وكل المشاكل الموجودة من حيثُ طُرق التسعير وتوصيل الشحنات للعملاء، عدد شكاوى العملاء ومتوسط الوقت اللازم لتوصيل الشحنة وهكذا
تسرِد هنا الوضع الحالي التشغيلي وكل المشاكل الموجودة من حيثُ طُرق التسعير وتوصيل الشحنات للعملاء، عدد شكاوى العملاء ومتوسط الوقت اللازم لتوصيل الشحنة وهكذا
بعد ذلك تبدأ في السرد المالي من حيثُ الإيرادات الحالية وما مصادرها، وهامش الربح من البيع، تكاليف توصيل الشحنات، الخسائر الناتجة عن كثرة شكاوى العميل،
وفي حال إطلاق الخدمة ما هي الإيرادات المُتوقعة منها وكم عدد الاشتراكات المُتوقع وكيف سيتم رفع مستوى رضا العميل وتأثير ذلك على المبيعات المستقبلية…
ولا بد أن تعتني بهذا القسم جيدًا فالأرقام التي تكون صامته في ورقة الاكسيل ستجعلها تتحدث هنا بشكل سردي قصصي درامي بحيث لا تكون هناك حاجة لتصفح الملحقات لكي توفر وقت القارئ، وهنا أيضًا أكثر جزء سيتم تَّحديه ومناقشته من الحاضرين فلا تتدخر جهدًا في صياغتهِ باحترافية …
ولا تنسى أن تنهي هذا القسم بملخص صغير وتربطه بالأهداف، فإجمال التفاصيل لا يُتقنه إلا بارع ….
🔸الدروس المُستفادة (Lessons Learned)
بعد الانتهاء من وصف حالة البزنس، يبدأ الحديث عن الماضي بأرقامه ونسبهِ المئوية والأسباب التي أدت إليها، وكما أنه لا مجال في القسم السابق للحديث عن الماضي، فلا مجال هنا للحديث عن المستقبل وتوقعاته..
بعد الانتهاء من وصف حالة البزنس، يبدأ الحديث عن الماضي بأرقامه ونسبهِ المئوية والأسباب التي أدت إليها، وكما أنه لا مجال في القسم السابق للحديث عن الماضي، فلا مجال هنا للحديث عن المستقبل وتوقعاته..
ولا حرج عليك في مشاركة اخفاقاتك وفشلك بجانب نجاحك، فأمازون تُدرك أنه لا بد من وجود فشل في الواقع ولذلك المبدأ الإداري لأمازون (Deliver Results) يُشجع على ذلك، والعلة من ذلك أن إظهار الفشل يمنع من تكرارهِ مستقبلًا..
فمثلًا يتم الحديث عن التحديات التي واجهت قطاع الشحن والتوصيل ومشاكل تسعير المنتج مع البائعين، عدد الشكاوى في الماضي، الجوانب التي تم التركيز عليها وما تم إغفالها..
وفي نهاية هذا القسم يتم ذكر أهم الدروس المُستفادة من الماضي وكيف يتم تجنبها، وماذا كان سيحدث إن لم تكن موجودة…
🔸الأولويات الاستراتيجية وكيفية التنفيذ (Strategic Priorities)
بعد أن تَّكون لدى القارئ صورة حقيقية عما يجري وما حدث، يبدأ الجزء الذي يستحوذ على أكبر مساحة من المُذكِرة ألا وهو الأولويات الاستراتيجية وكيفية التنفيذ…
بعد أن تَّكون لدى القارئ صورة حقيقية عما يجري وما حدث، يبدأ الجزء الذي يستحوذ على أكبر مساحة من المُذكِرة ألا وهو الأولويات الاستراتيجية وكيفية التنفيذ…
وهنا يتم سرد الخطة اللازمة للتنفيذ والموارد التي نحتاجها من مال ووقت وموظفين، وتخصيص الموارد وخصوصًا المال يستلزم السؤال عن فيما وكيف ستُنفقه، ولذلك هذا القسم سيكون الذي تقضي فيه معظم الاجتماع للدفاع عنه..
وهنا لا تقبل أمازون الحكايات الفارغة من الأرقام، ولا تقبل إلا بسحب الأرقام من قسم حالة البزنس والدروس المُستفادة على الخطة المُقترحة لإثبات جدواها ونجاحها.
تستهل هذا الجزء بالأهداف السابق ذكرها في قسم الأهداف، بعد ذلك تتناول كل هدف على حده وتضع له الخطة اللازمة لتحقيقه،
وهنا تعلم أن الأولويات الاستراتيجية تتكون من جزئين: الجزء الأول هو التنبؤ ويشمل الهدف المرجو تحقيقه والنسب المُتوقعة الخاصة به، والجزء الثاني هو الخطة الفعلية للتنفيذ …
فمثلًا نحن نُخطط لتخفيض الوقت اللازم ما بين طلب المنتج ووصوله للعميل (Lead Time) بنسبة 50%، ولتحقيق ذلك سيتم التعاقد من شركات شحن جديدة وزيادة عدد المستودعات، والتعاقد مع الأفراد الذين يقومون بتوصيل المنتجات بشكل فردي ….
الشاهد:
كما قرأت مُذكِرة من 6 صفحات تذكرت الماضي وعبرت عن الحاضر ورسمت المستقبل بخطط قابلة للتنفيذ … فَحُق لها أن يُفضلها جيف بيزوس على البوربوينت …. شكرًا أمازون على هذا الابتكار …
كما قرأت مُذكِرة من 6 صفحات تذكرت الماضي وعبرت عن الحاضر ورسمت المستقبل بخطط قابلة للتنفيذ … فَحُق لها أن يُفضلها جيف بيزوس على البوربوينت …. شكرًا أمازون على هذا الابتكار …
————————————————
أقوم بكتابة محتوى عن المحاسبة والمراجعة وتحليل الأعمال وبيانات الشركات …
لو استفدت من الثريد …. لايك .. ريتويت .. متابعة … واشترك في قناتنا على اليوتيوب …
youtube.com
أقوم بكتابة محتوى عن المحاسبة والمراجعة وتحليل الأعمال وبيانات الشركات …
لو استفدت من الثريد …. لايك .. ريتويت .. متابعة … واشترك في قناتنا على اليوتيوب …
youtube.com
جاري تحميل الاقتراحات...