في أغلب الاجتماعات تكون المناقشة من خلال البوربوينت…
لكن أمازون و جيف بيزوس يُحرمان البوربينت ويستبدلونها بمُذكِرة من ست صفحات …
فكيف تسير اجتماعات أمازون وكيف تُصمم مُذاكِرات الست صفحات؟
لكن أمازون و جيف بيزوس يُحرمان البوربينت ويستبدلونها بمُذكِرة من ست صفحات …
فكيف تسير اجتماعات أمازون وكيف تُصمم مُذاكِرات الست صفحات؟
دور المُدراء التنفيذيون هو مشاركة المعلومات واتخاذ القرار وفي نفس الوقت هم مشغولون جدًا، ويقضوا أكثر من نصف وقتهم في الاجتماعات وجزء كبير من هذا الوقت يمر دون فائدة، لذلك قَّعد جيف بيزوس ثلاث قواعد لعقد الاجتماعات..
▪️قاعدة قطعتين البيتزا:
عدد الحاضرين في الاجتماع يجب أن لا يزيد عن فريق تكفيه قطعتين بيتزا … فزيادة عدد الحاضرين عن أكثر من ذلك يُنتج عنه كثير من الآراء والضوضاء وبالتالي صعوبة اتخاذ قرار…
عدد الحاضرين في الاجتماع يجب أن لا يزيد عن فريق تكفيه قطعتين بيتزا … فزيادة عدد الحاضرين عن أكثر من ذلك يُنتج عنه كثير من الآراء والضوضاء وبالتالي صعوبة اتخاذ قرار…
▪️قاعدة لا للعروض التقديمية:
حرم بيزوس استخدام البوربوينت في الاجتماعات التنفيذية لأمازون واستبدلها بِمُذكِرة من 6 صفحات، ويُبرر ذلك بأن البوربوينت غير تفصيلية وسطحية، وتعرض الأفكار بشكل من الضبابية اعتمادًا على أنه سيتم توضيح التفاصيل أثناء العرض،
حرم بيزوس استخدام البوربوينت في الاجتماعات التنفيذية لأمازون واستبدلها بِمُذكِرة من 6 صفحات، ويُبرر ذلك بأن البوربوينت غير تفصيلية وسطحية، وتعرض الأفكار بشكل من الضبابية اعتمادًا على أنه سيتم توضيح التفاصيل أثناء العرض،
وتلك السطحية تسمح بإخفاء التناقضات في البيانات ويمكن لأي شخص مُبتدئ إعدادها بسرعة، لكن السرد التفصيلي المكتوب يُظهر التناقضات والأفكار العشوائية، ويُجبر الفريق على التفكير بشكل أعمق ومترابط، ويُجبره على الإعداد للاجتماع وبالتالي يجعل اتخاذ القرار أسهل ..
بالإضافة لذلك لا يسمح بيزوس بالنقاط (Bullet Points) في المُذكرِة، لا بد من فقرات كاملة وجمل وأفعال وأسماء حقيقية، وبالتالي من يستطيع أن يكتب مُذكِرة مُفصلة من ست صفحات يكون قادر على النقاش على طاولة الاجتماعات لأنه يعرف كل تفاصيلها ويتوقع الأسئلة التي قد تُوجه إليك…
كما أن الفريق الذي يكتب مُذكِرة من هذا النوع، يستطيع تنفيذها ومحاكاته بسهولة في الواقع وبالتالي ينهض بالشركة..
أضف إلى ذلك البوربوينت يسمح للحاضرين بالمقاطعة عن طريق الاسئلة، وذلك يهدر الوقت..
أضف إلى ذلك البوربوينت يسمح للحاضرين بالمقاطعة عن طريق الاسئلة، وذلك يهدر الوقت..
ويتم كتابة ال 6 صفحات بطريقة تسمح لأي شخص، حتى الأشخاص غير المُطلعين على الموضوع، بمعرفة ما يجري دون بحث وعناء، يتم ذلك من خلال السرد القصصي، وهنا تنتقل المعرفة بين أفراد أمازون بكل سهولة..
▪️قاعدة "كأن على رؤوسهم الطير"
لا يُسمح بالعصف الذهني أثناء الاجتماع فكل شئ قد تم ترتيبه وإعداده قبل البدء، وقبل الاجتماع يتم طباعة المُذكِرة وتوزع على كل فرد ولا يُسمح بقراءتها قبل الاجتماع ولا بقراءتها من جهاز الحاسوب،
لا يُسمح بالعصف الذهني أثناء الاجتماع فكل شئ قد تم ترتيبه وإعداده قبل البدء، وقبل الاجتماع يتم طباعة المُذكِرة وتوزع على كل فرد ولا يُسمح بقراءتها قبل الاجتماع ولا بقراءتها من جهاز الحاسوب،
فقط يُمنح لكل فرد 30 دقيقة في بداية الاجتماع لقراءتها وكتابة الملاحظات عليها، ومدة الاجتماع 60 دقيقة، والعلة من استقطاع 30 دقيقة من الاجتماع للقراءة هو إجبار المُدراء على القراءة، فكونهم مشغولين قد يبدأون الاجتماع وكأنهم قد قرأوا المُذكِرة..
ثم يتم مناقشة كل الأراء في المدة المتبقية من الاجتماع، حيثُ يقوم كل الحاضرين بتحدي وجه نظر الفريق الذي أعد المُذكِرة ويُشكك في افتراضاته وصحة الأرقام التي بنى عليها المُذكرة،
وفي نهايته الاجتماع يقوم الفريق الذي أعد المُذكِرة بتحديثها بأراء واقتراحات الحاضرين وتوزيع النسخة النهائية عليهم ولا يظهر على المذكرة أسماء مؤلفيها للدلالة على أن المذكرة من الفريق بأكمله..
الشاهد:
🔸ثقافة الإدارة العليا ومعتقداتها تُهيمن على أسلوب إدارة الشركة، حيثُ يعشق بيزوس الكتب والقراءة وولادة أمازون كانت من رحم الكتب، وربما يكون ذلك السبب في تفضيل المُذكرِة السردية على البوربوينت.
🔸يتطلب كونك مدير تنفيذي في أمازون أن تكون كاتب وقارئ جيد …
🔸ثقافة الإدارة العليا ومعتقداتها تُهيمن على أسلوب إدارة الشركة، حيثُ يعشق بيزوس الكتب والقراءة وولادة أمازون كانت من رحم الكتب، وربما يكون ذلك السبب في تفضيل المُذكرِة السردية على البوربوينت.
🔸يتطلب كونك مدير تنفيذي في أمازون أن تكون كاتب وقارئ جيد …
لو عاوز تعرف كيف يتم تصميم مُذكرِة الست صفحات … قلنا في التعليقات ..
أقوم بكتابة محتوى عن المحاسبة والمراجعة وتحليل الأعمال وبيانات الشركات
لو استفدت من المقال …. لايك .. ريتويت .. متابعة … واشترك في قناتنا على اليوتيوب ..
youtube.comالمصدر
أقوم بكتابة محتوى عن المحاسبة والمراجعة وتحليل الأعمال وبيانات الشركات
لو استفدت من المقال …. لايك .. ريتويت .. متابعة … واشترك في قناتنا على اليوتيوب ..
youtube.comالمصدر
جاري تحميل الاقتراحات...