عندما لا تُدير الاجتماعات بشكل جيد، لا تتأثر النتائج فحسب بل تتأثر معها مصداقيتك.
أدناه ٦ نصائح للتخلص من الاجتماعات المزعجة.
أدناه ٦ نصائح للتخلص من الاجتماعات المزعجة.
١. لا تضيع وقت الآخرين
أحد أكبر أسباب كره الناس للاجتماعات هو أن قادة الاجتماعات يسيئون استخدام أثمن الموارد - وقتنا.
القاعدة الأولى للاجتماعات هي:
إعقد الاجتماعات فقط عندما تكون هي الوسيلة الأكثر قيمة وفعالية للحضور.
أحد أكبر أسباب كره الناس للاجتماعات هو أن قادة الاجتماعات يسيئون استخدام أثمن الموارد - وقتنا.
القاعدة الأولى للاجتماعات هي:
إعقد الاجتماعات فقط عندما تكون هي الوسيلة الأكثر قيمة وفعالية للحضور.
٢. وضوح الهدف
يجب أن يحقق كل اجتماع تعقده هدفين هما:
- بناء العلاقات
- تحقيق النتائج
ولن يتحقق ذلك إلا ببناء الثقة من خلال الوقت الذي يقضيه الفريق معاً في حل المشكلات واتخاذ القرارات وفهم عمل الجميع ومشاركة المعلومات، لذلك اجعله اجتماعاً فعالاً.
يجب أن يحقق كل اجتماع تعقده هدفين هما:
- بناء العلاقات
- تحقيق النتائج
ولن يتحقق ذلك إلا ببناء الثقة من خلال الوقت الذي يقضيه الفريق معاً في حل المشكلات واتخاذ القرارات وفهم عمل الجميع ومشاركة المعلومات، لذلك اجعله اجتماعاً فعالاً.
٣. النتائج
يجب أن تخرج من الاجتماعات بنتائج أو قرار، وعندما ينتهي الاجتماع، لابد أن يكون هناك هدف آخر يتم العمل عليه لحين الاجتماع الآخر.
يجب أن تخرج من الاجتماعات بنتائج أو قرار، وعندما ينتهي الاجتماع، لابد أن يكون هناك هدف آخر يتم العمل عليه لحين الاجتماع الآخر.
٤. اختر الأشخاص المناسبين في الغرفة
أنت تريد أقل عدد من أصحاب المصلحة يسمح لك باتخاذ أفضل قرار، وبالتالي يمكنك التفكير في أهمية تواجد الأشخاص في اجتماعك كسلسلة متصلة، كما يمكن أن يكون من اخترت قادر على عقد اجتماع مع سلسلة أخرى لكسب الجهود والوقت.
أنت تريد أقل عدد من أصحاب المصلحة يسمح لك باتخاذ أفضل قرار، وبالتالي يمكنك التفكير في أهمية تواجد الأشخاص في اجتماعك كسلسلة متصلة، كما يمكن أن يكون من اخترت قادر على عقد اجتماع مع سلسلة أخرى لكسب الجهود والوقت.
٥. من يملك القرار؟
في بداية الاجتماع حدد التوقعات حول كيفية اتخاذ القرار. هل ستجمع المدخلات ثم تتخذ القرار بنفسك؟ هل سيكون من خلال تصويت الحضور؟ هل ستناقش الحضور حتى يقتنعون بفكرة واحدة؟.
في بداية الاجتماع حدد التوقعات حول كيفية اتخاذ القرار. هل ستجمع المدخلات ثم تتخذ القرار بنفسك؟ هل سيكون من خلال تصويت الحضور؟ هل ستناقش الحضور حتى يقتنعون بفكرة واحدة؟.
٦. ضمّن المساءلة في كل قرار
قبل اختتام الاجتماع، اقضِ ٥ دقائق مع الحضور لمراجعة من وماذا وكيف ومتى ينفذ ماتم الاتفاق عليه.
هذه الخطوة تمنح الحضور فهم المسؤوليات وكيفية مشاركة المعلومات والمدة الزمنية وتبعات ذلك كله.
قبل اختتام الاجتماع، اقضِ ٥ دقائق مع الحضور لمراجعة من وماذا وكيف ومتى ينفذ ماتم الاتفاق عليه.
هذه الخطوة تمنح الحضور فهم المسؤوليات وكيفية مشاركة المعلومات والمدة الزمنية وتبعات ذلك كله.
جاري تحميل الاقتراحات...