اليوم أحببت مشاركة متخصصي #علم_المعلومات بجزئية مهمة عن نظم #ادارة_السجلات بشكل مختصر ..
تخيل ياعزيزي المتخصص أنك تعمل في مؤسسة ما !!
وطلب منك المساهمة في تصميم نظام لادارة السجلات ؟
كيف تبدأ ؟
هنا يأتي دور مواصفة الآيزو ISO_15489 اللي بتكلم عنها بالتغريدات القليلة القادمة 👍
تخيل ياعزيزي المتخصص أنك تعمل في مؤسسة ما !!
وطلب منك المساهمة في تصميم نظام لادارة السجلات ؟
كيف تبدأ ؟
هنا يأتي دور مواصفة الآيزو ISO_15489 اللي بتكلم عنها بالتغريدات القليلة القادمة 👍
تتلخص منهجية بناء نظم إدارة السجلات حسب مواصفة ISO-15489 الى ثماني خطوات كالتالي:
1️⃣ الفحص الاولي.
2️⃣ التحليل
3️⃣ تحديد الاحتياج.
4️⃣ تقييم النظام الحالي.
5️⃣ تحديد استراتيجيات التجاوب مع متطلبات السجلات.
6️⃣ تصميم منظومة السجلات.
7️⃣ تطبيق منظومة السجلات.
8️⃣ المراجعة والتقييم.
1️⃣ الفحص الاولي.
2️⃣ التحليل
3️⃣ تحديد الاحتياج.
4️⃣ تقييم النظام الحالي.
5️⃣ تحديد استراتيجيات التجاوب مع متطلبات السجلات.
6️⃣ تصميم منظومة السجلات.
7️⃣ تطبيق منظومة السجلات.
8️⃣ المراجعة والتقييم.
أولا: الفحص المبدئي
(Preliminary investigation)
ومن خلاله يتم التعرف على فهم السياق الإداري والقانوني والعملي والاجتماعي الذي تعمل فيه المنظمة وتوضح هذه النقطة مناطق القوة والضعف في إدارة السجلات الحالية وبالتالي وضع قرارات فاعلة أو مؤثرة حول نظم إدارة الوثائق المتوقعة في المنظمة
(Preliminary investigation)
ومن خلاله يتم التعرف على فهم السياق الإداري والقانوني والعملي والاجتماعي الذي تعمل فيه المنظمة وتوضح هذه النقطة مناطق القوة والضعف في إدارة السجلات الحالية وبالتالي وضع قرارات فاعلة أو مؤثرة حول نظم إدارة الوثائق المتوقعة في المنظمة
ثانياً: تحليل نشاط الأعمال
(Analysis of business activity)
الغرض من تحليل نشاط الاعمال هو تطوير النموذج المعد بما تقوم به هذه الجهة وكيف تقوم به (طبيعة عملها).
وتوضح علاقة السجلات بعمل الجهة والأنشطة أو العمليات الإدارية فيها.
(Analysis of business activity)
الغرض من تحليل نشاط الاعمال هو تطوير النموذج المعد بما تقوم به هذه الجهة وكيف تقوم به (طبيعة عملها).
وتوضح علاقة السجلات بعمل الجهة والأنشطة أو العمليات الإدارية فيها.
وتساهم هذه الخطوة في عمل " وصف موثق لعمل الجهة وأنشطتها "،
إضافة إلى رسم خريطة لعمليات الجهة تبين السجلات التي تم إنتاجها واستلامها نتيجة لنشاط العمل في هذه الجهة بشكل منظم.
إضافة إلى رسم خريطة لعمليات الجهة تبين السجلات التي تم إنتاجها واستلامها نتيجة لنشاط العمل في هذه الجهة بشكل منظم.
ثالثاً: التعرف على متطلبات السجلات:
(Identification of requirement for records).
الغرض من هذه الخطوة التعرف على ما تحتاجه الجهة لإعداد واستلام وحفظ سجلات الأنشطة الإدارية وتوثق هذه الاحتياجات بشكل منهجي منظم.
(Identification of requirement for records).
الغرض من هذه الخطوة التعرف على ما تحتاجه الجهة لإعداد واستلام وحفظ سجلات الأنشطة الإدارية وتوثق هذه الاحتياجات بشكل منهجي منظم.
ثالثاً: التعرف على متطلبات السجلات:
(Identification of requirement for records).
الغرض من هذه الخطوة التعرف على ما تحتاجه الجهة لإعداد واستلام وحفظ سجلات الأنشطة الإدارية وتوثق هذه الاحتياجات بشكل منهجي منظم.
(Identification of requirement for records).
الغرض من هذه الخطوة التعرف على ما تحتاجه الجهة لإعداد واستلام وحفظ سجلات الأنشطة الإدارية وتوثق هذه الاحتياجات بشكل منهجي منظم.
وسوف يساعد تقييم وتقدير الوضع الحالي على كشف ثغرات بين متطلبات واحتياجات الهيئة المتفق عليها للسجلات.
خامساً: التعرف على استراتيجيات ادارة السجلات المناسبة:
(Identification of strategies for satisfying records management)
الغرض من هذه الخطوة تحديد أفضل الاستراتيجيات والإجراءات والمعايير والأدوات والأساليب التي ينبغي تبنيها لضمان إنشاء وحفظ السجلات اللازمة للأنشطة الإدارية.
(Identification of strategies for satisfying records management)
الغرض من هذه الخطوة تحديد أفضل الاستراتيجيات والإجراءات والمعايير والأدوات والأساليب التي ينبغي تبنيها لضمان إنشاء وحفظ السجلات اللازمة للأنشطة الإدارية.
سادساً: تصميم نظم السجلات:
(Design of a records system).
في هذه الخطوة يتم تحويل الاستراتيجيات والوسائل التي تم اختيارها في المرحلة السابقة الى خطة لإقامة نظام وثائقي يفي باحتياجات الجهة
(الاحتياجات التي تم تحديدها بالخطوة الثالثة)*
(Design of a records system).
في هذه الخطوة يتم تحويل الاستراتيجيات والوسائل التي تم اختيارها في المرحلة السابقة الى خطة لإقامة نظام وثائقي يفي باحتياجات الجهة
(الاحتياجات التي تم تحديدها بالخطوة الثالثة)*
كما تعالج هذه الخطوة أي مشكلة لإدارة السجلات تم معرفتها وتحديدها بـ…(الخطوة الرابعة)*.
وتتبنى هذه الخطوة تعريفاً واسعاً لكلمة نظام حيث تشمل (الأشخاص والعمليات والأدوات والتكنولوجيا).
وتتبنى هذه الخطوة تعريفاً واسعاً لكلمة نظام حيث تشمل (الأشخاص والعمليات والأدوات والتكنولوجيا).
سابعاً: تطبيق نظام ادارة السجلات:
(implementation of a records system).
الغرض من هذه الخطوة تطبيق السياسات المناسبة لتنفيذ وتطبيق الخطة التي توضح كيفية تكامل كل أجزاء النظام معاً.
(العمليات – الإجراءات – العنصر البشري – التكنولوجيا). وفرضها على أرض الواقع.
(implementation of a records system).
الغرض من هذه الخطوة تطبيق السياسات المناسبة لتنفيذ وتطبيق الخطة التي توضح كيفية تكامل كل أجزاء النظام معاً.
(العمليات – الإجراءات – العنصر البشري – التكنولوجيا). وفرضها على أرض الواقع.
ثامناً: مراجعة ما بعد التطبيق:
(Post-implementation review).
أخر خطوة هي مراجعة ما تم تطبيقه، والهدف من هذه الخطوة هو قياس تأثيرات فاعلية نظام إدارة السجلات لتقييم عملية التطوير، بحيث يمكن معالجة أوجه القصور وإقامة نظام مراقبة لذلك لتحقيق استمرارية النظام.
(Post-implementation review).
أخر خطوة هي مراجعة ما تم تطبيقه، والهدف من هذه الخطوة هو قياس تأثيرات فاعلية نظام إدارة السجلات لتقييم عملية التطوير، بحيث يمكن معالجة أوجه القصور وإقامة نظام مراقبة لذلك لتحقيق استمرارية النظام.
وبكذا انتهينا من شرح مبسط جداً لمنهجية بناء نظام ادارة السجلات باستخدام مواصفة الايزو 15489 ..
شكري وتقديري
@rattibha .
شكري وتقديري
@rattibha .
جاري تحميل الاقتراحات...