المهام والمسؤوليات عندما تكون مجموعة في أذهاننا فقط دون كتابتها، ستظل تُشعرنا بالفوضى والقلق والهم، لأنها تهجم على إدراكنا بصورة عشوائية غير منظمة، حتى نعجز عن معرفة حجمها الحقيقي وعن الأولويات منها، والحل لمثل هذا أن تأتي بورقة وتفرغ فيها كل ما في ذهنك، لكن ما فائدة ذلك؟

هذا التصرف له فوائد متعددة، من أهمها:
أولا: تذكر كل المهام التي لديك وعدم إهمال بعضها، بخلاف ما لو كانت مجموعة في الذهن فقط فكثير منها قد يكون عرضة للنسيان.
ثانيا: القدرة على التفكير في المهام بشكل واضح ومرتب، بخلاف ما لو كانت مشتتة في الذهن فلن تُحسن التفكير فيها.

ثالثا: إدراك حجم المهام الحقيقي، فكم مرة كنا نظن أن الأعمال التي عندنا كبيرة جدا وصعبة لكن عندما كتبناها في ورقة بدت قليلة وممكنة.
رابعا: معرفة المهم من غير المهم وتقديم الأولى منها، بعكس العشوائية الذهنية التي قد تجعلنا تنشغل بالأقل أهمية منها.

خامسا والأخيرة: الشعور بالارتياح والطمأنينة ووضوح الرؤية، وزوال القلق المستمر بتكالب المهام، والاستعداد الجيد للطوارئ المفاجأة.