رتبها

سلسلة⛓
قوائم المهام to do list تعتبر من الادوات المهمة في إدارةالوقت والانتاجية لانها تساعد على تفريغ المهام من الدماغ الى نظام خارجي امن لحفظها وتذكرها واراحة الدماغ منها، الا انها اذا استخدمت بطريقة خاطئة، قد تتحول الى اداة تسويف وقلق وضعف انتاجية!
فماهي مشاكلها؟
وما الحلول؟

بناءً على البيانات التي جمعها من الاف المستخدمين لتطبيق iDoneThis لادارة قوائم المهام، فان ٤١% من المهام التي يتم تسجيلها في قائمة المهام to do list لاتكتمل ابدا !
#الانتاجية

على الرغم من أن قوائم المهام to do list مفيدة جدا، الا ان لها جانب مظلم، فمن المشاكل التي قد تواجهك عند استخدامها:
١ - اذا كتبت قوائم طويلة، سيكون لديك مهام غير مكتملة واحيانا تضطر لانجاز بعضها بسرعة وبدون جودة، وفي كثير من الأحيان تكتشف ان المهام المنجزة غير مرتبطة باولوياتك.

٢- دماغك يذكرك بالمهام غير المكتملة، مما يشتت انتباهك ويزعجك ويسبب لك قلق وتوتر، وهذا مايعرف بتأثير زيجارنيك.
٣- المستقبل مليء بالمجهول والانقطاعات والظروف المتغيرة، لذلك، في احيان كثيرة لن تستطيع انجاز المهام اللي كتبتها، وهذا الامر قد يسبب لك احباط وتوقف بعد فتره من الزمن.

طيب، عرفنا المشاكل التي قد تحدث اثناء استخدام قوائم المهام، فماهي الحلول؟
الحلول:
١- اكتب مهام قليلة مهمة فقط، واكتبها بطريقة الاهداف الذكية، ثم ضع خطة عمل واجراءات واضحة لتنفيذها.
ولمعرفة المزيد بخصوص كتابة المهام بطريقة الاهداف الذكية SMART

من الحلول ايضا:
٢- حّول قائمة المهام الى قائمة نجاح:
والفرق بين قائمة المهام وقائمة النجاح هو ان الاولى طويلة،
أما الثانية فهي قصيرة
الاولى تجذبك من كل الاتجاهات،
اما الثانية فتوجهك إلى اتجاه محدد
الاولى عبارة عن دليل غير منظم،
اما الثانية فهي أمر منظم
(من كتاب الشيء الوحيد)

(يتبع ٢)
كيف تحول قائمة المهام إلى قائمة نجاح؟
عن طريق تطبيق مبدأ باريتو 80/20 عليها. والذي يقول بان قدر صغير من الأسباب يخلق معظم النتائج الاكثر اهمية.
باختصار: يمكنك تحويل قائمة المهام إلى قائمة نجاح عن طريق تدوين المهام القليلة المهمة التي تقودك نحو تحقيق اهدافك

٣- سجل كل المهام التي انجزتها، بما في ذلك المهام التي لم تسجلها في قائمة مهامك مسبقا، فرؤية المهام المنجزة يعطيك دفعة حماس وتحفيز ويقدم لك دليل على التقدم، مما يتيح لك رؤية جميع الانتصارات الصغيرة التي تحمل قيمة على المدى الطويل بدلا من التركيز فقط على المهام غير المكتملة

٤-في نهاية كل يوم، فكر في اسباب عدم اكتمال المهام، ثم انقل المهام غير المكتملة لليوم التالي حتى لايحدث التسوبف
٥-قم بعمل مراجعة لقوائم مهامك بانتظام، والافصل ان تكون المراجعة كل يوم وكل أسبوع وكل شهر وكل عام، فالمراجعة تساعدك في تحسين قدرتك على التخطيط بواقعية اكثر في المستقبل

٦- بعض خبراء الانتاجية ينصحون باستخدم تقويم الكتروني calendar في حال تدوينك لمهام مستقبلية معلوم وقتها (بدلا من استخدام قائمة المهام) لان التقويم يوضح لك وقت التنفيذ ويذكرك بتنفيذ المهام مما يساعدك على انجازها.
وبامكانك استخدام اي تقويم الكتروني يناسبك، مثل تقويم قوقل او آبل.