أي منظمة ناجحة لها أسلوب وطريقة واضحة لمتابعة الأداء، وبالتالي الإنجاز. وسنتحدث عن الاجتماعات كمظهر إداري للعمل الجماعي بالمنظمة.
من أهم الأدوات: الإجتماعات (يومية، أسبوعية، شهرية)، ففيها يتم اتخاذ القرارات التي تدار بواسطتها دفة العمل.
تتحول هذه الإداة (الاجتماعات) إلى أداة فاعلة إذا كانت هناك متابعة واعية لتنفيذ هذه القرارات.
كي نضمن نجاح الاجتماعات هناك ثلاث مراحل تمر بها رحلة النجاح: قبل وأثناء وبعد الاجتماع.
قبل الاجتماع: يحدد الهدف من الإجتماع، ثم تحدد بنود الإجتماع من قبل رئيس الاجتماع والمشاركون فيه.
أثناء الاجتماع يراعى فيه: تحديد وقت لكل بند من البنود وكذلك المشاركات والمداخلات التي لها علاقة بموضوع الاجتماع، والعدل في توزيع مشاركات الأعضاء.
بعد الاجتماع: إعداد محضر الاجتماع (ثم يعرض في الاجتماع القادم)، متابعة تنفيذ القرارات.
من المشاكل التي تقلل من فعالية الاجتماعات: مشكلة عدم التخطيط المسبق للإجتماع، فيتحول إلى لقاء روتيني لا مردود له.
يجب أن يكون للاجتماع هدف محدد وواضح (يسهل قياسه)، وبالتالي وضع الوسائل والامكانات المناسبة لتحقيق الهدف.(مادية، بشرية، وقت).
من المعوقات التي تحول دون تحقيق الهدف من الإجتماع:بعض المشاركين،حيث يحضر دون تحضير موضوعات الاجتماع ويكون عائقاً بعدم إلمامه بموضوعات الاجتماع.
التحضير الجيد يبدأ قبل الاجتماع بالاطلاع على بنوده التي ستناقش.
من معوقات نجاح الاجتماعات فوضى إدارة الاجتماع، من حيث توزيع الأدوار والمناقشات والوقت بين المشاركين. وهنا يبرز دور رئيس الاجتماع في الحد من الفوضى والصياح وفوضى بعض المشاركين.
من الطوام التي ترتكبها بعض المنظمات في التعامل مع قرارات الاجتماعات: عدم المتابعة وعدم وجود إجراءات واضحة تلتزم بها المنظمة لمتابعة التنفيذ والرقابة على النتائج.
من عوامل نجاح الاجتماعات الاختيار الواعي للمشاركين(العلاقة بالموضوع، الخبرة والتخصص)، حتى نضمن الحد الأدنى من المشاركة الواعية المتخصصة.
هناك اجتماعات تحس وأنت قادم للمشاركة بها، أنك تجر خطاك إليها جراً، بسبب نوعية المشاركين، والموضوعات الهلامية التي ستطرح، وطريقة إدارة الإجتماع.
@rattibha
لوسمحت رتبها
لوسمحت رتبها
جاري تحميل الاقتراحات...