#ثريد مدخل إلى مفهوم الخدمات المشتركة
سأستعرض هنا بشكل مبسط مفهوم الخدمات المشتركة وسيكون حديثنا من خمسة محاور هي:
١- مفهوم الخدمات المشتركة.
٢- شكل الخدمات المشتركة.
٣- مزايا تطبيق الخدمات المشتركة.
٤- المدة اللازمة لتطبيق الخدمات المشتركة.
٥- عوامل نجاح الخدمات المشتركة.
سأستعرض هنا بشكل مبسط مفهوم الخدمات المشتركة وسيكون حديثنا من خمسة محاور هي:
١- مفهوم الخدمات المشتركة.
٢- شكل الخدمات المشتركة.
٣- مزايا تطبيق الخدمات المشتركة.
٤- المدة اللازمة لتطبيق الخدمات المشتركة.
٥- عوامل نجاح الخدمات المشتركة.
١- مفهوم الخدمات المشتركة:
هي إعادة صياغة الهيكل التنظيمي للمنظمة لتلبية المتطلبات التنافسية بتخفيض التكاليف من خلال دمج مجموعة من الخدمات التي تقدم من عدة ادارات ليتم إدارتها تحت مظلة واحدة وتحسينها من خلال وجود قياس لمؤشرات الأداء والجودة والتكلفة ووضع اتفاقيات لمستوى الخدمات.
هي إعادة صياغة الهيكل التنظيمي للمنظمة لتلبية المتطلبات التنافسية بتخفيض التكاليف من خلال دمج مجموعة من الخدمات التي تقدم من عدة ادارات ليتم إدارتها تحت مظلة واحدة وتحسينها من خلال وجود قياس لمؤشرات الأداء والجودة والتكلفة ووضع اتفاقيات لمستوى الخدمات.
٢- شكل الخدمات المشتركة:
لا يوجد شكل موحد لهيكل قطاع الخدمات المشتركة وتختلف حسب طبيعة المنظمة وغالبا ما تضم الخدمات التي تستفيد منها كامل المنشأة ويمكن إدارتها تحت مظلة واحدة مثل إدارات المحاسبة والموارد البشرية والرواتب وتقنية المعلومات والقانونية والمستودعات والمشتريات والأمن.
لا يوجد شكل موحد لهيكل قطاع الخدمات المشتركة وتختلف حسب طبيعة المنظمة وغالبا ما تضم الخدمات التي تستفيد منها كامل المنشأة ويمكن إدارتها تحت مظلة واحدة مثل إدارات المحاسبة والموارد البشرية والرواتب وتقنية المعلومات والقانونية والمستودعات والمشتريات والأمن.
٣- مزايا تطبيق الخدمات المشتركة:
١- تخفيض التكاليف من خلال إدارة الخدمات من جهة واحدة.
٢- تحسين الأداء لهذه الخدمات من خلال إدارتها تحت مظلة واحدة لتحقيق المرونة أكبر وتوحيد المعايير والإجراءات.
١- تخفيض التكاليف من خلال إدارة الخدمات من جهة واحدة.
٢- تحسين الأداء لهذه الخدمات من خلال إدارتها تحت مظلة واحدة لتحقيق المرونة أكبر وتوحيد المعايير والإجراءات.
٣- قياس مستوى هذه الخدمات وتطوير ادائها بشكل مستمر وتحسين الكفاءة بتبسيط العمليات والقضاء على التكرار عند تقديم تلك الخدمات.
٤- تحليل تكلفة كل خدمة يتم تقديمها لقياس مدى الحاجة إلى زيادة مواردها أو تقليصه أو الاستعانة بطرف من خارج الشركة للقيام بها (Outsourcing).
٤- تحليل تكلفة كل خدمة يتم تقديمها لقياس مدى الحاجة إلى زيادة مواردها أو تقليصه أو الاستعانة بطرف من خارج الشركة للقيام بها (Outsourcing).
٤- المدة اللازمة لتطبيق الخدمات المشتركة:
ان تطبيق الخدمات المشتركة ليست مرحلة يتم تنفيذها مرة واحدة، بل هي رحلة مستمرة وطويلة في مسار التحول تمر المنشأة خلالها بالعديد من المحطات والتحديات والتجارب التي تتطلب المراقبة والمرونة لتجاوزها حتى تصل إلى النموذج التشغيلي الأمثل لها.
ان تطبيق الخدمات المشتركة ليست مرحلة يتم تنفيذها مرة واحدة، بل هي رحلة مستمرة وطويلة في مسار التحول تمر المنشأة خلالها بالعديد من المحطات والتحديات والتجارب التي تتطلب المراقبة والمرونة لتجاوزها حتى تصل إلى النموذج التشغيلي الأمثل لها.
٥- عوامل نجاح الخدمات المشتركة:
أن يكون هناك دعم كامل لهذا التحول من قبل الإدارة العليا تؤمن فيه بأهمتيه وتكون قادرة على اتخاذ القرارات المناسبة لتجاوز تلك التحديات وإدارة هذا التغيير، كما يجب أن ينعكس ذلك على جميع العاملين داخل المنشأة لمواكبة هذا التغيير والمشاركة فيه بإيجابية.
أن يكون هناك دعم كامل لهذا التحول من قبل الإدارة العليا تؤمن فيه بأهمتيه وتكون قادرة على اتخاذ القرارات المناسبة لتجاوز تلك التحديات وإدارة هذا التغيير، كما يجب أن ينعكس ذلك على جميع العاملين داخل المنشأة لمواكبة هذا التغيير والمشاركة فيه بإيجابية.
أخيراً فإن التحول الى الخدمات المشتركة لا يتم في يوم وليلة بل هي رحلة قد تدوم عدة سنوات للوصول الى الشكل المثالي.
والامر نفسه لجني ثمار تطبيقها سواء في تخفيض التكاليف او تحسين الخدمات.
كذلك مهم وجود فريق تغيير لادارة التحول والمقاومة التي قد تحدث من داخل المنظمة لهذا التغيير.
والامر نفسه لجني ثمار تطبيقها سواء في تخفيض التكاليف او تحسين الخدمات.
كذلك مهم وجود فريق تغيير لادارة التحول والمقاومة التي قد تحدث من داخل المنظمة لهذا التغيير.
جاري تحميل الاقتراحات...