في التعاملات المؤثرة بين المتعاقدين: من المهم توثيق اجتماعات العمل بمحاضر مكتوبة وموقعة ممن حضر الاجتماع، فهي الوسيلة الوحيدة لضمان عدم إساءة الفهم لبعض البنود ، كما أنها تغلق الباب أمام أي استغلال مستقبلي -بسوء نية- قد يبنى على تفسير مخالف لما توافق عليه الطرفان وقت الاجتماع.

محاضر الاجتماع تعكس حقيقة التفاهمات والاتفاقات التي تدور وقت الاجتماع وتثبت أي إقرار أو قرار خلاله ، ويمكن الاستناد إليها في إثبات الإلتزامات أو الواجبات وكذا الحقوق على ضوء ما يجري تداوله وإقراره أوالتسليم به .

الاجتماعات غير الموثّقة وإن تمت بحسن نيّة مفترضة من جميع الأطراف إلا أن عدم توثيقها يفوّت على المجتمعين تسلسل بنود الاجتماع وما تم اتخاذه وإقراره وحدود هذا الإقرار بشأن كل بند منها ، مما يسمح بكثرة التفسيرات المستقبلية حتى ولو لم يقع نزاع يزعزع الثقة بين الأطراف .

توثيق الاجتماع بمحضر مكتوب وموقّع لا يعد تخويناً أو اتهاماً مبطناً أو تشكيكاً في نزاهة أحد ، بل هو مرآة تعكس حقيقة ما جرى خلال الاجتماع ، وهذه المرآة هي أداة مساعدة لخدمة المجتمعين لكونها تجمع شتات ما تفرق وتوحد فهم ما دار من مناقشات وتقضي على أي ضبابيّة قد تنشأ بسبب المجاملات .

من المهم عدم إرجاء توقيع مسودة المحضر إلى ما بعد تفرّق المجتمعين ، فتوقيع المسودة يسمح بتمرير محضر الاجتماع بعد تنقيحه مستقبلاً دون الحاجة لإعادة أي من المناقشات السابقة، ودون الحاجة كذلك لأي مراجعات قد تعيد الأطراف إلى نقطة الصفر التي تم خوض الاجتماع لتقريب وجهات النظر بشأنها .