كيف تقيم أداء مكتب إدارة المشاريع #PMO ؟
كشركة استشارية نتعرض كثيراً لهذا السؤال "أنشأنا مكتب لإدارة المشاريع ولكننا لسنا متأكدين فيما إذا كنا نقوم بتشغيل المكتب بشكل يتناسب مع المعايير العالمية، وبالتالي لا ندري كيف نقيس أداءه، كيف يمكن أن تساعدونا؟" هذه إجابتنا..
كشركة استشارية نتعرض كثيراً لهذا السؤال "أنشأنا مكتب لإدارة المشاريع ولكننا لسنا متأكدين فيما إذا كنا نقوم بتشغيل المكتب بشكل يتناسب مع المعايير العالمية، وبالتالي لا ندري كيف نقيس أداءه، كيف يمكن أن تساعدونا؟" هذه إجابتنا..
مكتب إدارة المشاريع كغيره من الوحدات الإدارية يتشكل من فريق عمل تحكمه بنية structure وله أدواته tools وتضبطه سياسات وإجراءات policies & procedures وطرق عمل workflows ويسعى إلى تحقيق منافع benefits للمؤسسة والمعنيين، لذا سيتم التقييم على المحاور التالية:
محور الدور Role المنوط بالPMO والذي يتراوح بين داعم supportive أو ضابط controlling أو موجه directive. يا ترى هل تم اسناد الدور المناسب للPMO، وهل يمارس الدور المطلوب منه بفعالية؟ هل تحتاج المنظمة إلى تغيير هذا الدور؟
محور البنية structure هل البنية التي تربط بين أعضاء الفريق في الPMO مناسبة وتتيح لهم القدر المطلوب من الحرية لأداء مهامه وفق الدور المطلوب والمحدد. هل هناك أدوار ومسؤوليات واضحة لكل شخص في الفريق وكيف تتم إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ، وماهي الأدوار الأخرى الموجودة
محور المهارات skills هل يتمتع فريق ال PMO بالمهارات اللازمة للقيام بأعمالهم المحددة لهم، أم هناك ثغرات في المهارات والجدارات يتوجب ملأها بالتدريب. هل يقوم الأعضاء الأكثر خبرة بدورهم التوجيهي و الارشادي والعمل على نقل المعرفة للأعضاء الآخرين
محور سياسات وإجراءات العمل policies & procedures هل السياسات والاجراءات المطبقة تساهم بالفعل بالتقليل من الأخطاء وزيادة كفاءة وفعالية الأعمال، أم أنها ربما تعرقل ذلك وبيروقراطية أكثر من اللازم مما يؤخر من اتخاذ القرارات الصائبة ويقلل من كفاءة و فعالية العمل
محور سير العمل workflows هل سير العمل انسيابي ويتم بأعلى كفاءة ممكنة، هل الأدوات المستخدمة لتحقيق سير العمل تحتوي على أكبر قدر ممكن من الأتمتة وتقلل قدر الإمكان من الوقت و الجهد المطلوب لإنجاز العمل
أخيراًوليس آخراً، محور النضوج maturity، هل يحقق مكتب إدارة المشاريع المنافع التي أسس لتحقيقها وماهي هذه المنافع للمعنيين stakeholders وهل يتم قياسها وتتبعها بشكل مستمروالعمل على تحسينها
طبعاً هناك تفصيلات كثيرة يصعب سردها، لكن الخلاصة أن PMO إما عبء كبير عليك، أو استثمار رائع لك
طبعاً هناك تفصيلات كثيرة يصعب سردها، لكن الخلاصة أن PMO إما عبء كبير عليك، أو استثمار رائع لك
جاري تحميل الاقتراحات...