1⃣الاجتماعات وما أدارك ما الاجتماعات، كغيري اعلم انها أداة ضرورية في #المجتمع_الوظيفي لكن غالباً ما يزعجني كثرتها ويراودني الشك في فاعلية اغلبها واعتقد ان "الافراط فيها مهلك وحسن ادارتها منفعة"... حتى ان مررت في كتاب العلم المدهش للاجتماعات
واشارك معكم #ومضات منه
واشارك معكم #ومضات منه
2⃣يحكي الكاتب حقيقة وهي أن الموظفين يقضون وقت كبير من أيام عملهم في الاجتماعات حيث تشير أحد الأبحاث التي أجرتها شركة البرمجيات Lucid Meetings إلى أن الموظفين غير الإداريين يجتمعون غالباً بمعدل ثماني مرات أسبوعيًا
3⃣والإداريين 12 مرة في الأسبوع بينما يقضي كبار القادة التنفيذيين معظم وقتهم في الاجتماعات في إيطاليا على سبيل المثال 60% من وقتهم في الاجتماعات
4⃣ليصل اجمالي الاجتماعات يومياً ٥٥ مليون اجتماع في الولايات المتحدة على سبيل المثال
5⃣كل هذه الاجتماعات تكلف مبالغ ضخمة ويمكننا معرفة مقدار تكلفة كل اجتماع نحضره عن طريق ضرب أجر كل ساعة للحاضرين في عدد ساعات الاجتماع وكن مستعد للصدمة!
6⃣اوضحت شركة الطباعة Xerox أن الاجتماعات بين فريق التطوير لديها والمكون من 24000 شخص كلفت الشركة أكثر من 100 مليون دولار سنويًا
7⃣وتقدر إليزا كيث، المؤسس المشارك لـ Lucid Meetings ان الولايات المتحدة تنفق 1.4 تريليون دولار على الاجتماعات سنويًا أي حوالي 8% من الناتج القومي الإجمالي السنوي للبلاد!
8⃣ولكن هل هذا الوقت والمال ينفقان بشكل جيد؟
في استطلاع أجرته شركة Microsoft عام 2005 على 40.000 موظف في جميع أنحاء العالم حول رأيهم في الاجتماعات
في استطلاع أجرته شركة Microsoft عام 2005 على 40.000 موظف في جميع أنحاء العالم حول رأيهم في الاجتماعات
9⃣أجاب 69% إن اجتماعاتهم كانت غير مثمرة ومن الواضح أن هناك شيء خاطئ في العديد من اجتماعاتنا
ولكن كيف يمكننا جعلها أكثر فاعليه؟
ولكن كيف يمكننا جعلها أكثر فاعليه؟
1⃣0⃣اولاً يجب علينا ترك المجال للمشاركين بعد الانتهاء من الاجتماع تقييمه وايضاً معرفة رائيهم حول مدي فاعليته في أي طريقة مناسبة تحفظ خصوصيتهم
1⃣1⃣على سبيل المثال تستخدم شركة Weight Watchers شاشات تعمل باللمس تقع بالقرب من غرف الاجتماعات لجمع تعليقات الموظفين بعد الانتهاء من الاجتماع بشكل مجهول
1⃣2⃣ايضاً يمكن للقادة أنفسهم اتخاذ خطوة نحو اجتماعات أفضل من خلال تبني عقلية "القائد الخادم" وهو الشخص الذي يسعى جاهداً لتلبية احتياجات فريقه وفتح الإمكانات الحقيقية لكل الحاضرين
1⃣3⃣وتسيير الاجتماع وفقا لمتطلبات جدول الأعمال وإعادة تركيز المناقشة عندما تنحرف المحادثات عن الموضوع المطروح
1⃣4⃣ثانياً يختلف الناس في المدة الزمنية لمناقشة الاجندة فقد نستغرق ساعة في مناقشة امر ما يمكن لغيرنا مناقشته في عشر دقائق
1⃣5⃣ويرجع ذلك إلى ظاهرة تعرف باسم قانون باركنسون، والتي توضح أن المدة الزمنية اللازمة لإكمال المهمة ستتوسع أو تتقلص وفقًا للوقت الذي عليك القيام به
1⃣6⃣لذلك يوصي الكاتب بتقليص المدة الزمنية للاجتماعات لزيادة كفاءتها ويمكننا التعود على المدة التي ينبغي أن نستغرقها في اجتماعاتنا من خلال التفكير في اهدافنا، وعدد المشاركين
1⃣7⃣يمكننا أيضًا اختيار جعل اجتماعاتنا قصيرة جدًا (15 دقيقة) وهذه الاجتماعات تُعرف باسم Huddle حيث اكدت الأبحاث إيجابية قدرتها على تعزيز أداء الفريق والأفراد على حد سواء
1⃣8⃣على سبيل المثال، استخدمت إدارة أوباما هذا النوع من الاجتماعات بشكل يومي، كما فعلت شركات التكنولوجيا مثل
Apple
Dell
Yahoo
Apple
Dell
Yahoo
1⃣9⃣ثالثاً يجب تصميم جداول أعمال الاجتماعات بعناية لتكون فعالة
2⃣0⃣رابعاً على الرغم من أن الحدس قد يخبرنا أن الاجتماعات تستفيد من أي قدرة عقلية إضافية في الغرفة، إلا أن الدارسات اوضحت أن دعوة اشخاص إضافيين يؤدي إلى نتائج عكسية لذلك حاول الا تدعو أكثر من سبعة اشخاص
2⃣1⃣في دراسة حديثة نظرت في البيانات من شركة الاستشارات Bain & Company درس الباحثون ما حدث لقدرة المجموعات على اتخاذ القرار مع تزايد عدد الأشخاص المعنيين
2⃣2⃣ووجدوا أنه إذا زادت المجموعة عن سبعة أعضاء، فإن كل فرد إضافي يقلل من قدرة المجموعة على اتخاذ قرار فعال بنسبة مذهلة تبلغ 10 في المائة
2⃣3⃣خامساً عالم الأعمال مليء بالمنتجات التي فشلت فشلاً ذريعاً وقد نلاحظ ان بعض الشركات الرائدة قد تنتج او تسوق لمنتجات محكوم عليها بالفشل مقدماً
2⃣4⃣بعد مراجعة الظروف المحيطة بإطلاق هذه المنتجات المشؤومة خلص العديد من خبراء الأعمال إلى أن القرارات السيئة يتم اتخاذها لسبب رئيسي واحد وهو انه لم يشارك الأشخاص المعنيون بالقرار مخاوفهم خلال الاجتماعات
2⃣5⃣سادساً اجعل اجتماعاتك أفضل عن طريق التخلص من الطاقة السلبية للحضور وتحفيز الطاقة الإيجابية مع قليل من النكات والضحك
جاري تحميل الاقتراحات...