كم شخص يقدر يكتب/يرد على ايميل بشكل احترافي؟
كم شخص يمثل واجهة شركة أو ديبارتمنت كامل و ما يعرف أ ب ت مشاركة المعلومة/كتابة الإيميل
ثريد، فضلوه لو مهتمين 😌
كم شخص يمثل واجهة شركة أو ديبارتمنت كامل و ما يعرف أ ب ت مشاركة المعلومة/كتابة الإيميل
ثريد، فضلوه لو مهتمين 😌
١- لازم تتعلم على برامج زي الوورد، الاكسل، البوربوينت وكيف تحول ملف لPDF
ما ينفع ترسل قائمة معلومات مهمة، أسعار، أرقام، احصائيات. بدون ما تحطها بملف يحافظ عليها موضح عليها تاريخ تحديثها..
زميلك في الفريق ترسله ملف مفتوح اذا حيستخدم البيانات، شركة خارجية ترسلهم PDF
ما ينفع ترسل قائمة معلومات مهمة، أسعار، أرقام، احصائيات. بدون ما تحطها بملف يحافظ عليها موضح عليها تاريخ تحديثها..
زميلك في الفريق ترسله ملف مفتوح اذا حيستخدم البيانات، شركة خارجية ترسلهم PDF
٢-مهم تلتزم بنمط شركتك في تجهيز الملفات.كما بالصورة المرفقة.
شرح المعلومات في الملف، لو في تعريفات لاختصارات، توثيق التواريخ و ارفاق مصدر لمعلوماتك حسب الحاجة. لو معلومة/أرقام أخذتها من ويكيبيديا تذكر وتحط رابطها. أو أي دراسة في الحياة. وتحول الملف لPDF في حال لجهة خارجيه
شرح المعلومات في الملف، لو في تعريفات لاختصارات، توثيق التواريخ و ارفاق مصدر لمعلوماتك حسب الحاجة. لو معلومة/أرقام أخذتها من ويكيبيديا تذكر وتحط رابطها. أو أي دراسة في الحياة. وتحول الملف لPDF في حال لجهة خارجيه
اهتم بالتفاصيل:
استخدم بوربوينت لو كان عندك Data كثير تلخصهم بCharts
معلومات زي دي ماتكتبها على هيئة نصوص في ايميل يا رعاك الإله، و لا تحط صورة سكرينشوت مرفقة لحالها عايمة 🤣من منصة بيانات زي Google Ad مثلاً. السكرين شوت ممكن لو واضح فيه التواريخ، أرقامه وكيفيته حطه بالبوربوينت
استخدم بوربوينت لو كان عندك Data كثير تلخصهم بCharts
معلومات زي دي ماتكتبها على هيئة نصوص في ايميل يا رعاك الإله، و لا تحط صورة سكرينشوت مرفقة لحالها عايمة 🤣من منصة بيانات زي Google Ad مثلاً. السكرين شوت ممكن لو واضح فيه التواريخ، أرقامه وكيفيته حطه بالبوربوينت
٣- ممنوع ممنوع منعاً باتاً، ترسل صور بالإيميل سكرين شوت بدون ارفاق توضيح لكل صورة و شرح لها، ايميل فيه صور عايمة يوضح مدى سوء احترافيتك وقد ايش صاقع بجدار😅 فلا تفشل نفسك
لهذا ينصح بوضعها بملف وورد، بوربوينت، أو تجميع الصور في Google drive ومشاركة الرابط مع زميلك أو ضغطها
لهذا ينصح بوضعها بملف وورد، بوربوينت، أو تجميع الصور في Google drive ومشاركة الرابط مع زميلك أو ضغطها
٤- أي ملف يرسل من قبلك لازم يكون عنوانه واضح و مشابه للإيميل حتى يسهل الوصول له، مع كتابة تواريخه.
في حال بتحدث البيانات الخاصه بهذا الملف، يوصى انك تبقى بنفس الإيميل و ترسل ملف محدث آخر بتاريخ محدث.
يعني ماينفع ترسل ايميل جديد و تكتب الأرقام اتغيرت في الملف وتحط رقم عايم كنص 😁
في حال بتحدث البيانات الخاصه بهذا الملف، يوصى انك تبقى بنفس الإيميل و ترسل ملف محدث آخر بتاريخ محدث.
يعني ماينفع ترسل ايميل جديد و تكتب الأرقام اتغيرت في الملف وتحط رقم عايم كنص 😁
٥- في حال الايميل الأصلي للمشروع مضى عليه وقت طويل، يفضل تفتح ايميل جديد.
تكتب اسم المشروع، و كلمة Update لو راح تحدث تغير أي شيء بالمشروع أو البيانات.
و ترفق ملف محدث مختوم من البلدية>امزح
لأن هالطريقة بتضمن لك المتلقي ما راح يضيع المعلومات الجديدة و راح يرجع لملفك المؤرخ
تكتب اسم المشروع، و كلمة Update لو راح تحدث تغير أي شيء بالمشروع أو البيانات.
و ترفق ملف محدث مختوم من البلدية>امزح
لأن هالطريقة بتضمن لك المتلقي ما راح يضيع المعلومات الجديدة و راح يرجع لملفك المؤرخ
٦- كل ما كان ايميلك و ملفاتك Informative و موضح فيها كل المعلومات اللي قد لايستوعبها شخص من تخصص مختلف كل ما قلل عملية الأخذ و العطا، و وصلتوا لاتفاق سريع.
مثلاً ما ينفع تكون مالية ترسل ايميل أرقام و رموز للتسويق بدون شرح!
مثلاً ما ينفع تكون مالية ترسل ايميل أرقام و رموز للتسويق بدون شرح!
٧- يفضل قبل ارسال اي ايميل قد يسبب عدم فهم و يحول الايميلات لتبادل صواريخ، الاجتماع من الطرفين و الشرح ان كان الموضوع يسدعي التفصيل الصوتي. وبعدها بناء عالاتفاق، يتم ارسال الايميل مبتديء ب
(شكراً على وقتك خلال الإجتماع للإيستيضاح، و بناء على الإتفاق، تم تحديث الملف المرفق) مثلاً
(شكراً على وقتك خلال الإجتماع للإيستيضاح، و بناء على الإتفاق، تم تحديث الملف المرفق) مثلاً
٨- نقطة مهمة:
لو فرضاً طُلبت منك معلومة في ايميل باسم مشروع معين، وطلبت منك معلومة أخرى بايميل آخر يندرج تحت مشروع آخر، فالتزم بهذي الإيميلات حتى لو كان اللي طلبها شخص واحد.
غير مقبول يطلب منك معلومات ناسا، و ترسل بنفس الايميل معلومات شركة أبل.
ما ينفع ما ينفع، وتهمل ايميل أبل!
لو فرضاً طُلبت منك معلومة في ايميل باسم مشروع معين، وطلبت منك معلومة أخرى بايميل آخر يندرج تحت مشروع آخر، فالتزم بهذي الإيميلات حتى لو كان اللي طلبها شخص واحد.
غير مقبول يطلب منك معلومات ناسا، و ترسل بنفس الايميل معلومات شركة أبل.
ما ينفع ما ينفع، وتهمل ايميل أبل!
٩- لو تم ارسال لك ملف تعبيه، تعبيه وانت ساكت حتى لو الشيء اللي حتضيفه رقم واحد.
ليش ليش ليش؟
عشان مستقبل الإيميل بيعتمد الملف المرفق منك محى يرجع للإيميل بعد ٦شهور و غالباً أي خطأ وقع بيرجع للملف محى يرجع للإيميل!
أوك؟ فاهتموا بايميلاتكم و ملفاتكم تكون خالية من الأخطاء
ليش ليش ليش؟
عشان مستقبل الإيميل بيعتمد الملف المرفق منك محى يرجع للإيميل بعد ٦شهور و غالباً أي خطأ وقع بيرجع للملف محى يرجع للإيميل!
أوك؟ فاهتموا بايميلاتكم و ملفاتكم تكون خالية من الأخطاء
١٠- المعمول به احترافياً: الايميلات تكون لإرسال أخبار عامة و تنبيهات أو ملفات موثقة.
ما ينفع الإيميل يكون نصاً طويل أطول من قصة حياتك في هذه الحالة ارسل طلب اجتماع و لخص النقاط اللي ودك توصلها في ملف اذا دعت الحاجة.
ما ينفع الإيميل يكون نصاً طويل أطول من قصة حياتك في هذه الحالة ارسل طلب اجتماع و لخص النقاط اللي ودك توصلها في ملف اذا دعت الحاجة.
١١- مهم تستخدم النقاط
• موضوع أ:
كذا و كذا
• موضوع ب: كذا و كذا
لا تكتب قصة حياتك، لا تستخدم مفردات صعبة اختصر و لا تسير نشبة و خلي معلوماتك واضحة عشان لا يسير منظرك بايخ وانت مو فاهم ايش قاعد ترسل 😑
• موضوع أ:
كذا و كذا
• موضوع ب: كذا و كذا
لا تكتب قصة حياتك، لا تستخدم مفردات صعبة اختصر و لا تسير نشبة و خلي معلوماتك واضحة عشان لا يسير منظرك بايخ وانت مو فاهم ايش قاعد ترسل 😑
١٢- عيب ما يسير يترسلك ايميل يطلب معلومة و تروح ترسل رابط موقع على واتس اب على أساس دبر نفسك!
الصح: تفتح رابط الموقع تاخذ الصورة/البيانات اللي تبغاها و ترسلها كرد مرتب عالايميل
مثال:احتجت صورة خبر ناسا ونص الخبر موجز و انت من قسم مختلف ووصلك رابط الخبر عالواتس؟
ماهي ردت فعلك؟
الصح: تفتح رابط الموقع تاخذ الصورة/البيانات اللي تبغاها و ترسلها كرد مرتب عالايميل
مثال:احتجت صورة خبر ناسا ونص الخبر موجز و انت من قسم مختلف ووصلك رابط الخبر عالواتس؟
ماهي ردت فعلك؟
١٣- غالباً بتاخذ الرابط وتاخذ البيانات منه، لكن الإنطباع اللي بيوصلك من رد كهذا ان الشخص ما يبغى يشتغل☹️ ويفتقد لأساسيات الاحتراف
انتبه حتى لو بترسل رابط/ملف ارسله رداً عالايميل عشان تقفل الطلب
وان ارسلت بالواتس اكتب رد عالايميل، انه تم الارسال حتى لو عن طريق الحمام الزاجل
انتبه حتى لو بترسل رابط/ملف ارسله رداً عالايميل عشان تقفل الطلب
وان ارسلت بالواتس اكتب رد عالايميل، انه تم الارسال حتى لو عن طريق الحمام الزاجل
١٤- ايميلك لازم يستفتح
بشكر أو كلمة طيبة تشيد بعمل أو سرعة الشخص
و يذيل بالطلب المراد
يعني (أتطلع لردكم على استفساري خلال الفترة المقبلة)
لو عندك ملف معين بتستلمه في وقت محدد اكتب ال Deadline وخليه واضح في الايميل
وارسل تذكير قبل ما ينتهي😗
بشكر أو كلمة طيبة تشيد بعمل أو سرعة الشخص
و يذيل بالطلب المراد
يعني (أتطلع لردكم على استفساري خلال الفترة المقبلة)
لو عندك ملف معين بتستلمه في وقت محدد اكتب ال Deadline وخليه واضح في الايميل
وارسل تذكير قبل ما ينتهي😗
١٥- لو عندك في الايميل مليون واحد في CC
جرب ترد فقط على المرسل و الشخص المعني الثاني اذا كان لايستعدي تضمين كل الخليقة.
و في حال بتناقش و تفرد عضلات Keep it small مع المعنيين ولو ضمنت جميع الأشخاص فمعناته انك قليل أدب☺️
جرب ترد فقط على المرسل و الشخص المعني الثاني اذا كان لايستعدي تضمين كل الخليقة.
و في حال بتناقش و تفرد عضلات Keep it small مع المعنيين ولو ضمنت جميع الأشخاص فمعناته انك قليل أدب☺️
و الغرض من ايميلك مو توضيح معلومة لكن احراج المستلم و بناء عليه اتحمل الرد اللي يجيك..
يفضل لما يجيك ايميل فظ، عدم الرد دائماً. لأن الموظف الفظ يقتات على زعلك و تعصيبك فطنشه و قطع مصرانه و اذا اتكررت الردود الخايسة اتوجه للHR
😛
يفضل لما يجيك ايميل فظ، عدم الرد دائماً. لأن الموظف الفظ يقتات على زعلك و تعصيبك فطنشه و قطع مصرانه و اذا اتكررت الردود الخايسة اتوجه للHR
😛
١٦- حاولوا تلاقوا أحد في المكتب يكون قدوة لكم بكتابة الإيميلات، واستشيروهم او صادفكم موضوع صعب.
١٧- لما تقرأ ايميل فظ، ارجع اقراه و جرد نفسك من المشاعر، لأن بالغالب احنا نسقط مشاعرنا عالايميل و قد يسبب سوء فهم
١٨- يفضل ترفع سماعة وتستفهم عن الموضوع، قبل اسقاط أي تخمينات قد تكون ظالمة
١٩- دورة في كتابة الإيميلات
linkedin.com
linkedin.com
٢٠- ملخص
•فكر بالهدف من ايميلك
•محتوى الايميل و هل هو مناسب انه يكون ايميل أو مكالمة
•أوجز واستخدم كلمات مفهومة
•المعلومات الكثيرة و المهمة توضع بملفات
•مجموعة الصور الكبيرة ضعها في ملف درايڤ
•اشرح العلومات
•اقفل سلسلة الايميل ولا تجعلها مفتوحة بشكر أو تم الاستلام..الخ
•فكر بالهدف من ايميلك
•محتوى الايميل و هل هو مناسب انه يكون ايميل أو مكالمة
•أوجز واستخدم كلمات مفهومة
•المعلومات الكثيرة و المهمة توضع بملفات
•مجموعة الصور الكبيرة ضعها في ملف درايڤ
•اشرح العلومات
•اقفل سلسلة الايميل ولا تجعلها مفتوحة بشكر أو تم الاستلام..الخ
٢١- •الموظف اللي يقولك معلومة و يرجع قدام أحد ثاني يقول ما قلت، لاتقبل منه أي معلومة حتى لو حرف بدون ماتوثقها بايميل
بالعادة هالشخص حيكرر هالموقف ويطلع شكلك بايخ، فكل شيء وثقه بايميل🥰
•أي توجيهات وثقها بايميل بالنقاط و المحاور
•لاتقبل معلومات غير واضحة و تضيح وقتك تفك الطلاسم
بالعادة هالشخص حيكرر هالموقف ويطلع شكلك بايخ، فكل شيء وثقه بايميل🥰
•أي توجيهات وثقها بايميل بالنقاط و المحاور
•لاتقبل معلومات غير واضحة و تضيح وقتك تفك الطلاسم
جاري تحميل الاقتراحات...