سلسلة تغريدات مبسطة تشرح ماهي #ادارة_اجراءات_العمل ولماذا أصبحت المنظمات تتسابق نحو تطبيقها كأسلوب إداري؟
#ثريد
#ثريد
في البداية خلونا نتفق أن #ادارة_اجراءات_العمل ليست:
❌مشروع مؤقت
❌حل لمشكلة عابرة
❌مهام يمكن إسنادها لشركة خارجية
✅هي أسلوب إداري يجب على المنظمة أن تطبقه بشكل مستمرّ وبدون توقف
❌مشروع مؤقت
❌حل لمشكلة عابرة
❌مهام يمكن إسنادها لشركة خارجية
✅هي أسلوب إداري يجب على المنظمة أن تطبقه بشكل مستمرّ وبدون توقف
طيب ليش انتشر هالأسلوب الإداري و نجد كثير من المنظمات الناجحة والمتميزة في تقديم خدماتها (حكومية وغير حكومية) يطبقون #ادارة_اجراءات_العمل ؟
عشان نجاوب هالسؤال، لازم أول نعرف الأسلوب التقليدي لإدارة المنظمات
عشان نجاوب هالسؤال، لازم أول نعرف الأسلوب التقليدي لإدارة المنظمات
الأسلوب التقليدي لإدارة المنظمات أو ما يسمى بالإدارة العمودية، يعتمد بشكل أساسي على الهيكل التنظيمي في إدارة المنظمة.
يعني باختصار كل مدير مسؤول عن إدارته فقط، مسؤول عن تحقيق المستهدفات الموضوعة على الإدارة، وعن حل أي مشكلة تصير في نطاق إدارته فقط!
طيب وين المشكلة؟!
يعني باختصار كل مدير مسؤول عن إدارته فقط، مسؤول عن تحقيق المستهدفات الموضوعة على الإدارة، وعن حل أي مشكلة تصير في نطاق إدارته فقط!
طيب وين المشكلة؟!
المشكلة إن تقديم الخدمات والمنتجات لا يتم بواسطة إدارة واحدة فقط، وإنما من خلال تعاون عدد من الإدارات . كل إدارة تنفذ مهمة معينة في سلسلة متتابعة من المهام تهدف إلى تقديم الخدمة أو المنتج بالشكل المطلوب. هذه السلسلة المتتابعة تسمى #إجراء_عمل أو أحياناً تسمى #عملية
مثال: إجراء إصدار رخصة قيادة:
استقبال طلب (خدمات العملاء)
فحص طبي (الخدمات الطبية)
اختبار القيادة (مدرسة القيادة)
...
لو وحدة من الإدارات ما نفذت مهامها كما ينبغي، فلن يتم تقديم الخدمة للمستفيد بالشكل المطلوب
المستفيد يهتم بالحصول على الخدمة، لا يهتم بمن يقدم هذه الخدمة
استقبال طلب (خدمات العملاء)
فحص طبي (الخدمات الطبية)
اختبار القيادة (مدرسة القيادة)
...
لو وحدة من الإدارات ما نفذت مهامها كما ينبغي، فلن يتم تقديم الخدمة للمستفيد بالشكل المطلوب
المستفيد يهتم بالحصول على الخدمة، لا يهتم بمن يقدم هذه الخدمة
المنظمات أدركت مؤخراً أن اهتمامها وتركيزها على إدارة هذه السلاسل المتتابعة من المهام (الإجراءات) ومتابعتها بشكل يوميّ وتحسينها سيمكنها من تقديم أفضل الخدمات والمنتجات لمستفيديها، وهذا هو الهدف الأسمى والأهم وسبب الوجود لكل المنظمات!
بمعنى آخر، بدأت المنظمات في التفكير بأن #ادارة_اجراءات_العمل هي الأسلوب الإداري الأمثل الذي يساعدها على التركيز على إدارة كيفية تنفيذ العمل (الإدارة الأفقية) أكثر من التركيز على إدارة من يقوم بتنفيذ العمل (الإدارة العمودية)
هل هذا يعني أن الإدارة العمودية (الإدارة بواسطة الهيكل التنظيمي) غير مهمة وغير مفيدة؟
قطعاً الإجابة: لا
الإدارة العمودية مهمة في تنظيم التسلسل الإداري وتوزيع الموارد ولها فوائد لا يمكن حصرها، ولكن يجب على المنظمات أن تدمج مابين الإدارة العمودية والإدارة الأفقية
قطعاً الإجابة: لا
الإدارة العمودية مهمة في تنظيم التسلسل الإداري وتوزيع الموارد ولها فوائد لا يمكن حصرها، ولكن يجب على المنظمات أن تدمج مابين الإدارة العمودية والإدارة الأفقية
السؤال: ماذا تحتاج المنظمات لتطبيق الإدارة الأفقية أو #ادارة_اجراءات_العمل ؟
الجواب: تحتاج المنظمات لوجود عدة ممكنات تساعدها في التحول المدروس نحو هذا الأسلوب الإداري وضمان تطبيقه بشكل صحيح ومستدام، من أشهر هذه الممكنات 👇
الجواب: تحتاج المنظمات لوجود عدة ممكنات تساعدها في التحول المدروس نحو هذا الأسلوب الإداري وضمان تطبيقه بشكل صحيح ومستدام، من أشهر هذه الممكنات 👇
1-هيكل إجراءات عمل: كما أن الإدارة العمودية تتطلب وجود هيكل تنظيمي، فإن الإدارة الأفقية تتطلب وجود هيكل إجراءات عمل
وتعتبر هيكلية الإجراءات نقطة الإنطلاقة الأولى نحو الإدارة الفعالة لإجراءات العمل
وتعتبر هيكلية الإجراءات نقطة الإنطلاقة الأولى نحو الإدارة الفعالة لإجراءات العمل
2-مؤشرات قياس أداء إجراءات العمل: يجب وضع مؤشرات أداء لإجراءات العمل حتى يمكننا إدارتها بشكل صحيح (ما لا يمكن قياسه لا يمكن إدارته)
3-ملّاك إجراءات العمل: كما أن هناك مدير إدارة مسؤول عنها، يجب أن يكون لدينا مالك لإجراء العمل مسؤول عنه.
4- وحدة إدارية مسؤولة عن إدارة إجراءات العمل: يجب أن تقوم المنظمة ببناء وحدة إدارية لضمان أن أنشطة #ادارة_اجراءات_العمل تتم بشكل صحيح. يطلق على هذه الوحدات الإدارية أحيانا: مكتب إدارة إجراءات العمل، إدارة التميز التشغيلي، إدارة التميز المؤسسي
نعمل في @ES_Consulting_ على مساعدة المنظمات نحو تطبيق #ادارة_اجراءات_العمل بشكل صحيح ومستدام، وذلك عبر تأسيس هذه الممكنات وغيرها لتتمكن بعدها المنظمات من الإنطلاق في إدارة إجراءات العمل بشكّل فعال
جاري تحميل الاقتراحات...