بسم الله الرحمن الرحيم
١-هل تعاني من صعوبة في إدارة مهامك؟
هل جربتي أكثر مت طريقة و فشلتي؟
ماهي الطريقة المثالية لإدارة المهام؟
يعاني الكثير من صعوبة إدارة مهامهم، مما يؤثر على معدل إنتاجيتهم ويؤدي إلى تراكم المهمات والواجبات وهذا بحد ذاته سبب كاف للإصابة بلإحباط.
١-هل تعاني من صعوبة في إدارة مهامك؟
هل جربتي أكثر مت طريقة و فشلتي؟
ماهي الطريقة المثالية لإدارة المهام؟
يعاني الكثير من صعوبة إدارة مهامهم، مما يؤثر على معدل إنتاجيتهم ويؤدي إلى تراكم المهمات والواجبات وهذا بحد ذاته سبب كاف للإصابة بلإحباط.
٢- اليوم سوف نبحر سويا في أحد الكتب التي تطرقت لهذه المعضلة بشكل عام و قدمت عدد من الأفكار والحلول الجيدة.
٣- كتاب معادلة قائمة المهام هو عبارة عن دليل مُبسّط لإنشاء قوائم مهام تساعدك على النجاح ل دامون زاهارياديس وهو خبير في إدارة نمط الحياة وله العديد من كتب إدارة الوقت والإنتاجية، منها: خطة الإنتاجية التي مدتها 30 يوم، وفن قول لا، وأسلوب تقسيم الوقت. كما له مدونة "فن الإنتاجية".
٤- يستخدم الملايين قوائم المهام، ومع ذلك، أغلب من يستخدمون قوائم المهام لا يكملون ٤١ % من مهامهم على الأقل. يقول دامون زاهاريادِس" أنه على عكس الاعتقاد الشائع، قد تدفعك قائمة المهام لأن تصبح أقل إنتاجية وليس العكس بسبب ما يسمى
"مغالطة الإنتاجية" “Productivity Paradox” .
"مغالطة الإنتاجية" “Productivity Paradox” .
٥- ماهي مغالطة الإنتاجية؟ هي الإعتقاد بإنك تقوم بإنجاز مهامك وانت على العكس من ذلك. العديد من الناس يستخدمون أنظمة إدارة مهام غير فعالة و تضيع الوقت، وتزيد إلاحباط والتوتر، وتضغط عليهم و تتراكم المهام أكثر، حتى يشعر الشخص انه يغرق.
٦-ماهو النظام الفعال لتتبع و أداء المهام؟
يوجد العديد من أنظمة قوائم المهام الفعالة، قد تكون ليست مثالية ولكنها تؤدي الغرض وما يصلح لي قد لا يكون مناسب لغيري. و نظام قائمة المهام العالي الجودة يفترض أن يحقق هذه الفوائد المرفقة:
يوجد العديد من أنظمة قوائم المهام الفعالة، قد تكون ليست مثالية ولكنها تؤدي الغرض وما يصلح لي قد لا يكون مناسب لغيري. و نظام قائمة المهام العالي الجودة يفترض أن يحقق هذه الفوائد المرفقة:
٧-لماذا تفشل قوائم المهام التي في أداء مهمتها؟ ١
وفقًا لمطور تطبيق الإنتاجية "I Do This"،لا يكمل أغلب الناس ٤١ % من المهام الموجودة في قوائم مهامهم، كما أصدر موقع "لينكد إن" تقريرًا ينص على أن٩٠ % من الخبراء يقولون أنهم يفشلون في إنهاء المهام الموجودة في قوائمهم في الوقت المحدد.
وفقًا لمطور تطبيق الإنتاجية "I Do This"،لا يكمل أغلب الناس ٤١ % من المهام الموجودة في قوائم مهامهم، كما أصدر موقع "لينكد إن" تقريرًا ينص على أن٩٠ % من الخبراء يقولون أنهم يفشلون في إنهاء المهام الموجودة في قوائمهم في الوقت المحدد.
٨- لماذا تفشل قوائم المهام التي في أداء مهمتها؟ ٢
حدد الكاتب ثمانية أسباب رئيسية:
·إسأت فهم الهدف
·لا يوجد موعد نهائي
·أطول من اللازم
·متنوعة أكثر من اللازم
·خيارات أكثر من اللازم
·لا تحتوي سياق لكل مهمة
·عامة أكثر من اللازم
·غير مرتبطة بأهداف محددة
مرفق تفصيل أكثر:
حدد الكاتب ثمانية أسباب رئيسية:
·إسأت فهم الهدف
·لا يوجد موعد نهائي
·أطول من اللازم
·متنوعة أكثر من اللازم
·خيارات أكثر من اللازم
·لا تحتوي سياق لكل مهمة
·عامة أكثر من اللازم
·غير مرتبطة بأهداف محددة
مرفق تفصيل أكثر:
٩- السلبية عدوة الإنتاجية ١
صحيح أنك قد تضع قوائم مهام منظمة جيدًا، بها عدد مهام قليل، وكلها ذات مواعيد نهائية محددة، وكلها في سياق معين، وليست متباينة جدًا، وجميعها مرتبطة بأهداف محددة. لكن لو وضعت القائمة وأنت في حالة ذهنية سلبية، لن تتمكن من زيادة إنتاجيتك رغم كل هذا.
صحيح أنك قد تضع قوائم مهام منظمة جيدًا، بها عدد مهام قليل، وكلها ذات مواعيد نهائية محددة، وكلها في سياق معين، وليست متباينة جدًا، وجميعها مرتبطة بأهداف محددة. لكن لو وضعت القائمة وأنت في حالة ذهنية سلبية، لن تتمكن من زيادة إنتاجيتك رغم كل هذا.
١٠- السلبية عدوة الإنتاجية ٢
فكّر جيدًا في سبب مشاعرك السلبية لأن هناك ارتباط بين إحباطك وبين قوائم مهامك: عندما تشعر بالتعاسة، لن تمتلك طاقة أو قوة نفسية كافية للعمل على قائمتك بالهمّة اللازمة، حتى لو كانت قوائمك منظمة بطريقة مثالية. حاول فهم مشاعرك أولاً قبل أن تضع قائمتك.
فكّر جيدًا في سبب مشاعرك السلبية لأن هناك ارتباط بين إحباطك وبين قوائم مهامك: عندما تشعر بالتعاسة، لن تمتلك طاقة أو قوة نفسية كافية للعمل على قائمتك بالهمّة اللازمة، حتى لو كانت قوائمك منظمة بطريقة مثالية. حاول فهم مشاعرك أولاً قبل أن تضع قائمتك.
١١-أشهر ١٠ أنظمة لقوائم المهام
إن كل نظام يحتوي على خصائص مختلفة و لك الخيار (أنا أقوم بدمج أكثر من نظام مع بعض التعديلات):
•الشاملة
•المهمة + تاريخ البدء و الانتهاء
•المهام الثنائية
•٣ + ٢
•١ - ٣ - ٥
•المشروع
•3-MIT
•كانبان
•المصفوفة
•إنهاء المهام (GTD)
مرفق تفصيل:
إن كل نظام يحتوي على خصائص مختلفة و لك الخيار (أنا أقوم بدمج أكثر من نظام مع بعض التعديلات):
•الشاملة
•المهمة + تاريخ البدء و الانتهاء
•المهام الثنائية
•٣ + ٢
•١ - ٣ - ٥
•المشروع
•3-MIT
•كانبان
•المصفوفة
•إنهاء المهام (GTD)
مرفق تفصيل:
١٢- كيف تُنشى قائمة مهام مثالية
١٠ خطوات لإنشاء نظام فعال يقترحها الكتاب:
افصل المهام الحالية عن المستقبلية
⬇️
عرف
⬇️
قسّم
⬇️
موعد نهائي
⬇️
المهام الحالية ٧ مهام
⬇️
صنف و نظم
⬇️
شذّب
⬇️
قدّر الوقت
⬇️
ابدأ كل مهمة بفِعل أمر
⬇️
ميز المهمة التي تحتاج الآخرين
مرفقة بالتفصيل:
١٠ خطوات لإنشاء نظام فعال يقترحها الكتاب:
افصل المهام الحالية عن المستقبلية
⬇️
عرف
⬇️
قسّم
⬇️
موعد نهائي
⬇️
المهام الحالية ٧ مهام
⬇️
صنف و نظم
⬇️
شذّب
⬇️
قدّر الوقت
⬇️
ابدأ كل مهمة بفِعل أمر
⬇️
ميز المهمة التي تحتاج الآخرين
مرفقة بالتفصيل:
١٣- نصائح لمساعدتك على إكمال أهم مهامك.
جرّب الاستراتيجيات الأربعة التالية للحفاظ على نظام فعّال يعمل بسلاسة دون أن يخذلك:
•ضع قائمة بالمهام الصغيرة السريعة
•إجراء مراجعات أسبوعية
•تجنب الانغماس في المنهجية
•صمم نظام مناسب لك واتبعه
مرفق تفصيل:
جرّب الاستراتيجيات الأربعة التالية للحفاظ على نظام فعّال يعمل بسلاسة دون أن يخذلك:
•ضع قائمة بالمهام الصغيرة السريعة
•إجراء مراجعات أسبوعية
•تجنب الانغماس في المنهجية
•صمم نظام مناسب لك واتبعه
مرفق تفصيل:
١٤-أهمية الإستمرارية و الثبات ١
أصبحت تعرف الآن كيف يمكنك إنشاء قوائم مهام واستخدامها بفعالية، ولكن أعظم أنظمة قوائم المهام ستصبح عديمة القيمة لو لم تستخدمها بطريقة مستمرة . لو أردت الحفاظ على سلاسة نظامك حدّثه باستمرار و راجعه و مع الثبات على نفس المنهجية إذا كانت مناسبة لك
أصبحت تعرف الآن كيف يمكنك إنشاء قوائم مهام واستخدامها بفعالية، ولكن أعظم أنظمة قوائم المهام ستصبح عديمة القيمة لو لم تستخدمها بطريقة مستمرة . لو أردت الحفاظ على سلاسة نظامك حدّثه باستمرار و راجعه و مع الثبات على نفس المنهجية إذا كانت مناسبة لك
١٥- أهمية الإستمرارية و الثبات ٢
عدم الأستمرارية سيؤدي إلى تكدس المهام و ستحد نفسك تغرق تحت أكوامها. حتى لو نسيت تحديث قوائمك بسبب انشغالك حاول تحديثها كلما تذكرت و حاول تجنب تكرار الأمر. و تذكر كلما زادت أيام تجاهلك للقائمة، كلما زادت صعوبة عودتك إليها.
عدم الأستمرارية سيؤدي إلى تكدس المهام و ستحد نفسك تغرق تحت أكوامها. حتى لو نسيت تحديث قوائمك بسبب انشغالك حاول تحديثها كلما تذكرت و حاول تجنب تكرار الأمر. و تذكر كلما زادت أيام تجاهلك للقائمة، كلما زادت صعوبة عودتك إليها.
١٦- ختاماً أترككم مع قائمة بالنقاط المهمة و أسأل الله أن أكون قد وفقت في إضافة شئ لكم من خلال هذا الإستعراض السريع لكتاب معادلة قائمة المهام. في حالة الإعجاب أرجوا إعادة التغريد لتعم الفائدة.
جاري تحميل الاقتراحات...