العديد من الشركات الآن بسبب الوضع الراهن قررت #العمل_عن_بعد وقد يكون هذا الموضوع جديد على الكثيرين وممكن يواجهوا صعوبة بالتعامل مع الوضع.
في الثريد التالي راح أعرض طرق جيدة لخلق بيئة عمل منزلية وأدوات تساعد على التواصل والعمل بحكم تجربتي للعمل بأكثر من مكان مع فرق في دول مختلفة.
في الثريد التالي راح أعرض طرق جيدة لخلق بيئة عمل منزلية وأدوات تساعد على التواصل والعمل بحكم تجربتي للعمل بأكثر من مكان مع فرق في دول مختلفة.
بدايةً أول فترة لأن الموضوع جديد على الكثير فممكن يكون فيه تخبط أو عدم وضوح في آلية العمل، لذلك تحتاج يكون عندك مرونة وتقبل إلى أن يتعود الجميع على العمل بالشكل المطلوب. حاول تتأقلم وتستجيب للتغييرات حتى تساعد نفسك على الإنجاز مهما كانت الظروف.
العمل عن بعد فيه إيجابيات كثيرة من أهمها المرونة مع وجود إنتاجية عالية، لأن فعليًا إنتاجية الشخص تعتمد على عاداته وقدرته على التركيز وإدارة وقته ومهامه، وقد تكون فرصة لتعلم عادات ومهارات جديدة ومفيدة.
التحدي الحقيقي لتجربة العمل عن بعد أول مرة يكمن في ٣ نقاط أساسية:
١. تجهيز مكان مناسب وملائم للعمل والإنتاجية.
٢. المقدرة على إنجاز جميع المهام بدون تعطيل.
٣. التواصل الفعال مع الفريق.
١. تجهيز مكان مناسب وملائم للعمل والإنتاجية.
٢. المقدرة على إنجاز جميع المهام بدون تعطيل.
٣. التواصل الفعال مع الفريق.
١. بالنسبة للمكان، مهم جدا خلق مكان مريح وهادئ للمقدرة على العمل. لو كنت متعود تشتغل مع فريق متواجد دائما، يعتبر تحدي لك أن تعمل لوحدك في المنزل. لكن النقاط التالية ممكن تسهل العملية وتساعدك على الشغل:
- مهم يكون عندك مكتب أو طاولة تعمل عليها حتى تكون مرتاح بالجلوس لمدة طويلة.
- مهم يكون عندك مكتب أو طاولة تعمل عليها حتى تكون مرتاح بالجلوس لمدة طويلة.
-الإضاءة والتهوية الجيدة عاملين مهمين جدًا. احرص على توفير إضاءة جيدة ومكان تهويته تكون كويسة كفاية للعمل.
- التركيز من أساسيات الإنجاز. ضروري تكون الغرفة معزولة بعيدة عن المشتتات. لو المساحة ماتساعد، استخدم سماعات. ابتعد عن غرف النوم والصالة وأي مكان تجمع للعائلة لأن الأولى لاتساعد على التحفيز بالعكس خمول، والثانية تشتيت وهذا يؤثر على رغبتك بالعمل. اطلب من العائلة التعاون في الموضوع.
. إنجاز المهام بدون تعطيل:
الإنجاز يرتبط ارتباط وثيق بكيفية تقسيمك لوقتك وتركيزك خلال عمل المهام وتحديد أولوياتك. أهم النقاط في هذا الموضوع:
- احرص على ترتيب مهامك قبل بيوم بحسب الأهمية والتسلسل، بالتالي بداية يومك يكون عندك مهام واضحة واللي يسهل عليك بداية يومك.
الإنجاز يرتبط ارتباط وثيق بكيفية تقسيمك لوقتك وتركيزك خلال عمل المهام وتحديد أولوياتك. أهم النقاط في هذا الموضوع:
- احرص على ترتيب مهامك قبل بيوم بحسب الأهمية والتسلسل، بالتالي بداية يومك يكون عندك مهام واضحة واللي يسهل عليك بداية يومك.
أدوات ترتيب المهام بشكل عام مفيدة، وفي الوقت الحالي ممكن تكون فايدتها أكبر بسبب الحاجة لأدوات مساعدة للتكيف على طريقة العمل الجديدة. في الثريد التالي تكلمت عن أدوات جيدة لترتيب المهام.
- التركيز مرة أخرى. التركيز بشكل عام مهم، لكن في العمل عن بعد تحتاجه أكثر. ضروري تفصل عن مشتت مثل تصفح المواقع الأخرى، تصفح مواقع التواصل الاجتماعي... الخ مهم تجاهل/الابتعاد عن هذه المشتات لأنها تفقدك التركيز.
وحدة من الأدوات اللي تساعد بشكل كبير في فتح الصفحات اللي تحتاجها فقط دون تصفح أمور لا علاقة لها بالعمل استخدام أداة لحجب استخدام بعض المواقع واللي بالتالي تلزمك عل التركيز.
من هذه الأدوات: Freedom
freedom.to
من هذه الأدوات: Freedom
freedom.to
- خلال عملك قد يتخلل وقتك الملل بسبب عدم وجود زملاءك كما تعودت. لا مانع من أخذ أوقات بريك متقطعة لكن مهم إنها ماتزيد عن دقائق معدودة، ولا راح ينقلب الوضع لإجازة وعدم إنجاز وشعور عدم الرغبة بالعمل. ضروري تتحكم بوقتك وهذا يساعد على الموازنة بين العمل والاسترخاء.
- أحيانا يصعب وجود الحماس لما تشتغل من البيت، لذلك مهم يكون فيه تواصل بينك وبين مديرك المباشر بخصوص مهامك وتناقشوا سير العمل، بالتالي يتجدد عندك شعور الحماس للعمل.
- نهاية كل يوم راجع أداءك واعرف الأمور اللي تحتاج منك تركيز أكثر والمهارات اللي تحتاج تشتغل عليها أكثر لأن فيه بعض المهارات تظهر فعلا قوتك فيها خلال عملك عن بعد. اعتبرها فرصة لتطوير مهاراتك وعاداتك.
٣. التواصل مع الفريق:
الكثير من الشركات تعتمد الاجتماعات بشكل متكرر خلال الأسبوع لمناقشة سير العمل، وحتى أحيانا على أبسط الأمور يكون فيه اجتماع للنقاش دائمًا.
الكثير من الشركات تعتمد الاجتماعات بشكل متكرر خلال الأسبوع لمناقشة سير العمل، وحتى أحيانا على أبسط الأمور يكون فيه اجتماع للنقاش دائمًا.
أيضًا التواصل مع فريقك اللي تعمل معاه بشكل دوري متعودين يكون تواصل مباشر بإنه يجي مكتب يسألك عن موضوع معين ويمشي. بالتأكيد في العمل عن بعد الوضع مختلف تماما ويحتاج منك معرفة متى وكيف تتواصل.
مهم في الاجتماعات إدارة وقت الاجتماع واللي يسهل هذا الموضوع هو تحديدالمواضيع اللي مفروض الاجتماع يشملها ومحاولة عدم التحدث بأمور أخرى قدر المستطاع لضبط الوقت.
كثير أدوات سهلت عمل الاجتماعات وصار مافيه داعي للتواجد في المكتب.
أولها وأسرعها خصوصا لو الشركة تستخدم gmail فبكل بساطة ممكن الاجتماع يكون على Google Meet ولا Hangouts.
أولها وأسرعها خصوصا لو الشركة تستخدم gmail فبكل بساطة ممكن الاجتماع يكون على Google Meet ولا Hangouts.
أهمية الاجتماعات ماتقتصر فقط على اجتماعاتنا المعتادة في المكتب، بل تشمل أيضًا نقاش الفريق بمراحل سير العمل. هذا الاجتماع مهم بداية كل يوم لتحديد ٤ نقاط:
١. مهام الأمس.
٢. مهام اليوم.
٣. مهام الغد.
٤. نقاش سريع عن إن كنت تواجه أي مشاكل خلال عملك على مهامك الحالية.
١. مهام الأمس.
٢. مهام اليوم.
٣. مهام الغد.
٤. نقاش سريع عن إن كنت تواجه أي مشاكل خلال عملك على مهامك الحالية.
الخطوات هذه تسهل التواصل بين أعضاء الفريق ويسهل من إجراءات العمل وتخلي كل شخص يشعر بأنه involved.
معلومة مهمة جدا للناس اللي حتبدأ عمل عن بعد لأول مرة.. التواصل الفعال والكافي مع الفريق مهم جدًا لكن ممكن يكون من خلال عدة وسائل. مو كل موضوع يحتاج اجتماع وأحيانًا كثرة الاجتماعات تكون مضيعة للوقت وتعتبر من المشتتات.
تعودك على الذهاب مباشرة لمكتب زميلك لسؤاله عن شيء محدد غير قابل للتطبيق لما تشتغل من البيت. جدًا مزعج أن كل صغيرة وكبيرة يتم النقاش فيها باجتماع. تحتاج بالحالة هذه:
أولًا: استخدام الأداة الصحيحة لنقل المعلومة:
فيه معلومات ممكن توصلها بكل سهولة للشخص عن طريق إرسال رسالة من خلال قنوات التواصل المستخدمة في الشركة مثل @Slack أو حتى Hangouts
فيه معلومات ممكن توصلها بكل سهولة للشخص عن طريق إرسال رسالة من خلال قنوات التواصل المستخدمة في الشركة مثل @Slack أو حتى Hangouts
في حال عدم وجود أداة مستخدمة، مو غلط تقترحها لأنها جدًا مفيدة وتختصر الوقت.
نصيحة لا تستخدم واتساب للعمل. أحيانا نستسهل توصيل المعلومة من خلاله، لكن لأنه تطبيق شخصي وخلط العمل مع الرسائل الشخصية راح يضيع وقتك بدون ماتحس مهما حاولت تفصل.
نصيحة لا تستخدم واتساب للعمل. أحيانا نستسهل توصيل المعلومة من خلاله، لكن لأنه تطبيق شخصي وخلط العمل مع الرسائل الشخصية راح يضيع وقتك بدون ماتحس مهما حاولت تفصل.
ثانيًا: أحيانا توصيل المعلومة يحتاج تصوير أو شرح فكرة دون الحاجة لمقاطعة الشخص الآخر خصوصا لو كان كل منكم يعمل على مهام مختلفة حاليًا ووقتكم مو دايما يضبط. بكل سهولة ممكن تصور فكرتك فيديو ولا تشرح على شي مشابه للي تحاول توصيله.
أداة @useloom هي أداة استخدمتها مؤخرًا. جيدة جدًا واستخدامها سهل ونشر الفيديو يكون عن طريق رابط يصل له الشخص بكل سهولة.
ثالثًا: طريقة نقل المعلومة:
بالعمل عن بعد غالبًا نوصل المعلومة عن طريق الكتابة. مو كل الأشخاص يوصلوا المعلومة بالكتابة بشكل مافي مثل وجهًا لوجه وهذا موضوع جدا مهم. ضروري تحاول توصل المعلومة بأكثر تفاصيل ممكنة، وبالمقابل السؤال عن أي معلومة تصلك للتأكد من فهمك للفكرة كاملة.
بالعمل عن بعد غالبًا نوصل المعلومة عن طريق الكتابة. مو كل الأشخاص يوصلوا المعلومة بالكتابة بشكل مافي مثل وجهًا لوجه وهذا موضوع جدا مهم. ضروري تحاول توصل المعلومة بأكثر تفاصيل ممكنة، وبالمقابل السؤال عن أي معلومة تصلك للتأكد من فهمك للفكرة كاملة.
توثيق ومتابعة العمل:
خطوة مهمة دائما وتحديدا في العمل عن بعد. كثير أدوات ممكن تستخدمها لتوثيق العمل ونشره ومتابعاته مع الفريق. لو كان عملك يتخلله كتابة ومراجعات من الفريق وتعديل، يمكن استخدام أي برنامج مثل Google Document بحيث يسهل نشره والتعديل عليه.
خطوة مهمة دائما وتحديدا في العمل عن بعد. كثير أدوات ممكن تستخدمها لتوثيق العمل ونشره ومتابعاته مع الفريق. لو كان عملك يتخلله كتابة ومراجعات من الفريق وتعديل، يمكن استخدام أي برنامج مثل Google Document بحيث يسهل نشره والتعديل عليه.
أو لو كان شغلك على خدمات تقنية، وكنت تستخدم برنامج مثل @jira بكل سهولة ممكن تستخدم @confluence لكتابة المتطلبات لأي مهمة عندك.
برنامج @notion رهيب. ميزته هو إمكانية تدوين كل المهام بكل التفاصيل مع تحديد أوقات ومدة العمل على كل مهمة بالإضافة لتخصيص الشخص المسؤول عن العمل على المهمة فبالتالي يسهل التواصل بين الفريق ويساعد على معرفة تقدم العمل.
كثير برامج أخرى مميزة وممتازة مثل @mondaydotcom و @basecamp
كثير برامج أخرى مميزة وممتازة مثل @mondaydotcom و @basecamp
ختامًا نحمد الله على وجود التقنية اللي سهلت سير الحياة وساعدت بعدم تعطيل الأشغال. كما ندعو الله أن يحمينا وإياكم ويعجل بالفرج وتعدي الفترة على خير بدون أي خسائر أو أضرار.
جاري تحميل الاقتراحات...