ثريد عن #الاجتماعات في #بيئة_العمل، تعريف وسلوكيات، واتكيت:
ما هو #الاجتماع ؟
الاجتماع: هو تجمع 3 أشخاص فأكثر مشتركين في الأهداف يكون بينهم اتصال شفوي أو كتابي.
ما هو #الاجتماع ؟
الاجتماع: هو تجمع 3 أشخاص فأكثر مشتركين في الأهداف يكون بينهم اتصال شفوي أو كتابي.
يكون الاجتماع فعالاً عندما يشارك فيه كل الأطراف بفعالية، ويحقق أهدافه في وقت قصير، وتكون نتائجه مرضية لجميع المشاركين.
أبرز التحديات التي تؤثر في تحقيق النتائج المرجوة من الاجتماعات هي:
١) توجيه الدعوة لحضور الاجتماع بعشوائية وعدم تخطيط، فيحضر الاجتماع من ليس لهم علاقة مباشرة في موضوع الاجتماع ويكون وجودهم مضيعة وقت ثمين للطرفين.
١) توجيه الدعوة لحضور الاجتماع بعشوائية وعدم تخطيط، فيحضر الاجتماع من ليس لهم علاقة مباشرة في موضوع الاجتماع ويكون وجودهم مضيعة وقت ثمين للطرفين.
٢) التوقيت السيىء: فتأخير بعض الاجتماعات إلى أن تصل الأمور لمرحلة حرجة فيكون جو قاعة الاجتماعات مشحوناً ومتوتراً ولا يبدو لنهاية النفق فيه ضوء!
كما أن وضع وقت اجتماع عصف ذهني أو استعراض منجزات أو غيرها مما يتطلب حضوراً ذهنياً عالياً في اخر دوام يوم الخميس قرار غير موفق!
كما أن وضع وقت اجتماع عصف ذهني أو استعراض منجزات أو غيرها مما يتطلب حضوراً ذهنياً عالياً في اخر دوام يوم الخميس قرار غير موفق!
٣) سوء التخطيط والإعداد، وعدم واقعية الأجندة وسوء بناءها، بحيث يكون ظاهر الموضوع عميق وحقيقي، وفي الواقع كان يمكن استبدال الاجتماع ببريد إلكتروني أو رسالة جوال.
أو أن يكون الاجتماع مبني على ملف معين أو مستند أو برزنتيشن وهذا المستند غير موجود أو لم يتم الانتهاء منه بعد.
أو أن يكون الاجتماع مبني على ملف معين أو مستند أو برزنتيشن وهذا المستند غير موجود أو لم يتم الانتهاء منه بعد.
٤)عدم البدء في الوقت المحدد للاجتماع، وتضييع وقت الحضور في انتظار شخص ما، او طباعة أوراق، أو تشبيك شاشة العرض.
وتأثير ذلك على وقت انتهاء الاجتماع والذي قد يتأخر ويؤثر على الأجندات الخاصة للحضور وارتباطاتهم الأخرى.
وتأثير ذلك على وقت انتهاء الاجتماع والذي قد يتأخر ويؤثر على الأجندات الخاصة للحضور وارتباطاتهم الأخرى.
٥) الإسهاب والتشعب الغير مطلوب، والذي لا يحقق الأهداف ويؤدي إلى الدوران في حلقات مفرغة، والذي قد يؤدي الى الخروج عن الموضوع الحقيقي للاجتماع والذي عقد من اجله.
٦) التنظير أو تمجيد الذات - أو الادارة- وتحقير جهود الآخرين بصورة غير بناءة، واستغلال وقت الاجتماع لتصفية الحسابات، أو إبراز الذات أمام المدير أو الرئيس.
٧) عدم الاستماع لكافة الآراء باحترام، وشك الحضور بأهمية وفاعلية الاجتماع.
٨) عناصر التشتيت الداخلية والخارجية؛ مثل أصوات أعمال البناء خارج غرفة الاجتماعات، الروائح المزعجة، الحر أو البرد الشديدين، أصوات الاكسسوارات المشتتة كنقر الساعة على سطح طاولة الاجتماعات الزجاجية مثلاً، أو الضغط على أزرار الأقلام بتوتر... الخ.
في #الاجتماعات لا بد من الحرص على التدوين، والإبداع في أخذ الملاحظات بحر... ولكن يُنصح بعدم الاعتماد على الذاكرة، وعدم انتظار محضر الاجتماع والاعتماد على الوارد فيها، فمدون المحضر بشر وقد يخطىء، واحياناً تكون الأخطاء كارثية!
دوّن ملاحظاتك، واكتب المهام المسندة إليك، وأرسل ايميل للتأكيد وازالة اللبس للمشاركين في الاجتماع وذوي العلاقة بعد الاجتماع إن أمكن.
لا تطلب #اجتماع في الحالات التالية:
-حين يكون الموضوع يتعلق بأحد الموظفين ومن الأفضل معالجتها على انفراد.
-لم تحضر للاجتماع بشكل مناسب.
- الأشخاص المعنيين في الاجتماع والذي يرتكز المحتوى على وجودهم معتذرين.
-حين يكون الموضوع يتعلق بأحد الموظفين ومن الأفضل معالجتها على انفراد.
-لم تحضر للاجتماع بشكل مناسب.
- الأشخاص المعنيين في الاجتماع والذي يرتكز المحتوى على وجودهم معتذرين.
بعض التحديات التي تواجه #الاجتماعات:
-الابتعاد عن موضوع #الاجتماع الأساسي، والتفرع او الانغماس في جزئية؛ والإسهاب فيها.
-عدم الاستماع للآراء أو تقدير الأفكار.
-الإعداد السيئ
-إسهاب المشاركين في الحديث دون مراعاة لحق الآخرين
-شك الفريق بمدى فعالية هذا الاجتماع.
-طول فترة الاجتماع
-الابتعاد عن موضوع #الاجتماع الأساسي، والتفرع او الانغماس في جزئية؛ والإسهاب فيها.
-عدم الاستماع للآراء أو تقدير الأفكار.
-الإعداد السيئ
-إسهاب المشاركين في الحديث دون مراعاة لحق الآخرين
-شك الفريق بمدى فعالية هذا الاجتماع.
-طول فترة الاجتماع
جاري تحميل الاقتراحات...