إدارة الوقت أمر ضروري لتنظيم يوم عملك ولتجعلك أكثر إنتاجية في حياتك...لذا الطريقة التي تستخدم بها الوقت بكفاءة سوف تمكنك من الوصول إلى أهدافك و إنهاء المهام وإنجاز المزيد.
إدارة الوقت هي عملية تخطيط وممارسة التحكم الواعي في الوقت الذي نقضيه في أنشطة محددة وخاصة لزيادة الفعالية أو الكفاءة أو الإنتاجية.
كذلك كونك مدير فإن وظيفتك هي التخلص من الفوضى بين أعضاء فريقك الذي تشرف عليه بإرشادهم إلى آلية تحديد الأهداف والتخطيط بجودة ، جدولة و تنظيم المهام ، إدارة الوقت بفعالية لتحقيق فرصة أكبر لإنهاء الأعمال في الوقت المحدد .
نسرد لك في هذا #الثريد
استراتيجيات لإدارة وقتك وجدولة أعمالك بكفاءة :
استراتيجيات لإدارة وقتك وجدولة أعمالك بكفاءة :
1.ابدأ بالتخطيط لأعمالك:
إن معرفة ما تريد إنجازه في إطار زمني محدد يهيئك للنجاح بالفعل.
إنشائك لقائمة المهام اليومية لعملك مع وجود خطة عمل رفيعة المستوى سيؤدي إلى تحسين رؤية المتطلبات وتحديد الأهداف لإتمام الأعمال بنجاح وفعالية .
إن معرفة ما تريد إنجازه في إطار زمني محدد يهيئك للنجاح بالفعل.
إنشائك لقائمة المهام اليومية لعملك مع وجود خطة عمل رفيعة المستوى سيؤدي إلى تحسين رؤية المتطلبات وتحديد الأهداف لإتمام الأعمال بنجاح وفعالية .
2. حدد أولوياتك بوضوح.
اجعل قائمة المهام قابلة للإدارة من الأفضل تقسيم قائمة المهام الخاصة بك وحدد الأولويات لترتيب مهامك وتمييز المهام المهمة والعاجلة من قائمة المهام.
▪️استخدم مصفوفة (Eisenhower Matrix )
سوف تساعدك بالتركيز على تنظيم مهامك وتقسيمها إلى أربع فئات:
اجعل قائمة المهام قابلة للإدارة من الأفضل تقسيم قائمة المهام الخاصة بك وحدد الأولويات لترتيب مهامك وتمييز المهام المهمة والعاجلة من قائمة المهام.
▪️استخدم مصفوفة (Eisenhower Matrix )
سوف تساعدك بالتركيز على تنظيم مهامك وتقسيمها إلى أربع فئات:
3. يجب التركيز على مهمة واحدة في وقت واحد
▪️كثيراً ما نعتقد أن القيام بمهام متعددة في وقت واحد مهارة، ولكنها في الحقيقة هي تضر أكثر مما تنفع ويوجد الكثير من المقالات المنشورة عن مخاطر العمل على مهام متعددة.بالتأكيد لن تحتاج القيام بذلك عند إدارتك لوقتك وتنظيم مهامك بشكل جيد.
▪️كثيراً ما نعتقد أن القيام بمهام متعددة في وقت واحد مهارة، ولكنها في الحقيقة هي تضر أكثر مما تنفع ويوجد الكثير من المقالات المنشورة عن مخاطر العمل على مهام متعددة.بالتأكيد لن تحتاج القيام بذلك عند إدارتك لوقتك وتنظيم مهامك بشكل جيد.
▪️ إن القيام بالعديد من المهام في وقت واحد غير فعال؛نظرًا لأن دماغ الإنسان يحتاج إلى وقت للتبديل من مهمة إلى أخرى ، فإن محاولة القيام بأشياء كثيرة تخلق وقتًا متخلفاً، وفي الواقع لا نكون منتجين كما قد نريد.
▪️ بدلاً من ذلك ، حاول التركيز على مهمة واحدة في وقت واحد واستكمالها ، وبعد ذلك انتقل إلى مهمة أخرى. وبهذه الطريقة ، خاصةً إذا أعطيت نفسك بضع دقائق على الأقل من الراحة بين المهام ، فإن عملية النقل سلسة وعقلك مستعد للقيام بمهمة جديدة.
4. تجنب المشتتات عند تنفيذ مهامك
لتحفيز الإبداع و زيادة الإنتاجية تخلص من كل ما يشتت الإنتباه ويخفض التركيز، من العوامل التي تشتت الذهن و تخفض درجة التركيز (رسائل البريد الإلكتروني أوالمكالمات أو الزملاء و…)،لذا قم بتقليل المشتات من حولك وسترى مدى سهولة التركيز على إكمال المهمة.
لتحفيز الإبداع و زيادة الإنتاجية تخلص من كل ما يشتت الإنتباه ويخفض التركيز، من العوامل التي تشتت الذهن و تخفض درجة التركيز (رسائل البريد الإلكتروني أوالمكالمات أو الزملاء و…)،لذا قم بتقليل المشتات من حولك وسترى مدى سهولة التركيز على إكمال المهمة.
▪️كما ننصحك بإستخدام تقنية Pomodori:
هذه التقنية تعتمد عادة مُدَداً زمنية متفرقة من 25 دقيقة تسمى بومودوري Pomodori تفصل بينها استراحة، مما يتيح تركيزاً ذهنياً أكبر و قابلية أكثر للإنتاج سواء في الدراسة أو العمل أو أنشطة أخرى مشابهة.
هذه التقنية تعتمد عادة مُدَداً زمنية متفرقة من 25 دقيقة تسمى بومودوري Pomodori تفصل بينها استراحة، مما يتيح تركيزاً ذهنياً أكبر و قابلية أكثر للإنتاج سواء في الدراسة أو العمل أو أنشطة أخرى مشابهة.
▪️يمكن تلخيص تقنية"Pomodori" في 5 مراحل:
١-تحديد المهمةالمراد تنفيذها أوتجزيئها إلى مهام مرحلية.
٢-ضبط المؤقت على 25دقيقة.
٣-إنجاز المهمة أوجزء منها في المدة المحددة وهي 25 دقيقة.
٤-استراحةلمدة 5 دقائق.
٥-بعد 4 "Pomodori"، يتم تخصيص استراحة أخرى لكن لمدة أطول(مابين 15و 20 دقيقة).
١-تحديد المهمةالمراد تنفيذها أوتجزيئها إلى مهام مرحلية.
٢-ضبط المؤقت على 25دقيقة.
٣-إنجاز المهمة أوجزء منها في المدة المحددة وهي 25 دقيقة.
٤-استراحةلمدة 5 دقائق.
٥-بعد 4 "Pomodori"، يتم تخصيص استراحة أخرى لكن لمدة أطول(مابين 15و 20 دقيقة).
5. ضع لنفسك مهلة نهائية أقصر
▪️المواعيد النهائية الصارمة حيلة لتحفيز الإنتاجية في العمل ؛ إن تحديد أوقات ومهل زمنية أكثر صرامة لإنجاز الأعمال يمنحك شعوراً بالإنجاز (وهو أمر يمكنك التأكد منه حينما تحذف المهمات من قائمة الأعمال اليومية).
▪️المواعيد النهائية الصارمة حيلة لتحفيز الإنتاجية في العمل ؛ إن تحديد أوقات ومهل زمنية أكثر صرامة لإنجاز الأعمال يمنحك شعوراً بالإنجاز (وهو أمر يمكنك التأكد منه حينما تحذف المهمات من قائمة الأعمال اليومية).
▪️ولكن الأمر الأهم قبل كل شيء هو ليس أن تدخل نفسك في سباق مع الزمن لإنجاز المهمات، فقبل أن تحدد مُهلاً نهائية قصيرة ينبغي عليك أن تعرف المدة التي تستغرقها هذه المهمة في العادة لإنجازها.
6. تعلم التفويض
▪️كما رأينا في مصفوفة Eisenhower Matrix، يُنصح بتفويض بعض المهام،حتى تتمكن من التركيز على المهام الأكثر أهمية والعاجلة.
▪️إن تفويض المهام بشكل إيجابي يُعد من أهم عناصر توفير الوقت،فمهما كانت قدراتك لن تستطيع أن تنجز كل المهام بنفسك،يجب أن تتكل على فريق عملك.
▪️كما رأينا في مصفوفة Eisenhower Matrix، يُنصح بتفويض بعض المهام،حتى تتمكن من التركيز على المهام الأكثر أهمية والعاجلة.
▪️إن تفويض المهام بشكل إيجابي يُعد من أهم عناصر توفير الوقت،فمهما كانت قدراتك لن تستطيع أن تنجز كل المهام بنفسك،يجب أن تتكل على فريق عملك.
▪️تفويض الأعمال وتوكيلها لأعضاء فريق عملك المؤهلين لتنفيذها،ممكن أن يوفر وقتك بشكل عظيم جداً ويمكن أن يرفع إنتاجيتك بشكل لا تتخيله أنت،لأن تفويض الأعمال هو إنجاز أعمالك أو أعمال قسمك من خلال الآخرين.
▪️يجب عليك أن تفرق بين التفويض (توكيل الأعمال)والإتكالية...تُوجد شعرة بسيطة.
▪️يجب عليك أن تفرق بين التفويض (توكيل الأعمال)والإتكالية...تُوجد شعرة بسيطة.
7. تعلم متى تقول لا في العمل
من المهم للغاية معرفة حدودك عندما يتعلق الأمر بحجم العمل الذي يمكنك إنجازه في إطار زمني معين،والتركيزك بالعمل على قائمة أولوياتك فقط، قل (لا) عندما يطلب منك مهام إضافية غير فعالة وذات أهمية لا تذكر مما يهدر وقتك الذي هو جزء من وقت الشركة أيضاً.
من المهم للغاية معرفة حدودك عندما يتعلق الأمر بحجم العمل الذي يمكنك إنجازه في إطار زمني معين،والتركيزك بالعمل على قائمة أولوياتك فقط، قل (لا) عندما يطلب منك مهام إضافية غير فعالة وذات أهمية لا تذكر مما يهدر وقتك الذي هو جزء من وقت الشركة أيضاً.
8. أعد ملخص لمهام كل يوم
▪️يساعدك الحفاظ على الملخصات اليومية لعملك على اكتشاف الأعمال التي حققت فيها أداءً جيدًا ، وما الذي يتعين عليك فعله.لذا في نهاية كل يوم، ألقِ نظرة على قائمتك وتحقق من المهام التي أنجزتها.
▪️يساعدك الحفاظ على الملخصات اليومية لعملك على اكتشاف الأعمال التي حققت فيها أداءً جيدًا ، وما الذي يتعين عليك فعله.لذا في نهاية كل يوم، ألقِ نظرة على قائمتك وتحقق من المهام التي أنجزتها.
▪️يساعدك أيضًا استخدام أدوات لإدارة المهام والوقت مثل بعض التطبيقات أو البرامج وكذلك المفكرات الورقية،حيث أنها تسهل تتبع أدائك وسير عمل مهامك (المهام المنجزة،والمهام قيد التنفيذ، والمراجعة والمكتملة)، كما تعتبر رؤية ما تمكنت من تحقيقه طريقة رائعة للحصول على الحافز لليوم التالي.
جاري تحميل الاقتراحات...