دورة حياة الوثائق (records life-cycle):
ما المقصود بدورة حياة الوثائق؟
مجموعة من الاجراءات والمراحل التي تمر بها الوثائق منذ إنشائها حتى تحديد مصيرها إما بالحفظ الدائم أو الإتلاف.
ما المقصود بدورة حياة الوثائق؟
مجموعة من الاجراءات والمراحل التي تمر بها الوثائق منذ إنشائها حتى تحديد مصيرها إما بالحفظ الدائم أو الإتلاف.
1. الإنشاء أو/ والاستلام (creation and/or receipt):
في هذه المرحلة يتم كتابة المعلومات المراد تداولها في المؤسسة وخارجها بشكل مادي ملموس. على سبيل المثال يمكن كتابة هذه المعلومات على شكل بريد إلكتروني, جداول بيانات, تسجيل صوتي/ مرئي...
في هذه المرحلة يتم كتابة المعلومات المراد تداولها في المؤسسة وخارجها بشكل مادي ملموس. على سبيل المثال يمكن كتابة هذه المعلومات على شكل بريد إلكتروني, جداول بيانات, تسجيل صوتي/ مرئي...
2. مرحلة التسجيل (Registration):
في هذه المرحلة يتم تسجيل الوثيقة في سجلات المنظمة ويتم اعطائها رقم تصنيف.
في هذه المرحلة يتم تسجيل الوثيقة في سجلات المنظمة ويتم اعطائها رقم تصنيف.
3. مرحلة التوزيع والاستخدام (distribution and use):
وهي عملية توجيه المستند من جهة إدارية لأخرى لاستكمال الإجراءات المناسبة. في هذه المرحلة يتم استخدام الوثيقة بشكل متكرر قد تستمر هذه المرحلة لبضع ساعات أو لسنوات قليلة.
وهي عملية توجيه المستند من جهة إدارية لأخرى لاستكمال الإجراءات المناسبة. في هذه المرحلة يتم استخدام الوثيقة بشكل متكرر قد تستمر هذه المرحلة لبضع ساعات أو لسنوات قليلة.
4. مرحلة الحفظ (store):
على الرغم من أنه قد يتم التخلص من العديد من الوثائق بعد استخدامها, إلا أنه يلزم حفظ بعض الوثائق الأخرى لفترة زمنية أطول وذلك لعدة أسباب منها أسباب قانونية أو مالية...في هذه المرحلة يتم حفظ الوثائق لفترة زمنية مؤقتة في أماكن مخصصة لهذا الغرض.
على الرغم من أنه قد يتم التخلص من العديد من الوثائق بعد استخدامها, إلا أنه يلزم حفظ بعض الوثائق الأخرى لفترة زمنية أطول وذلك لعدة أسباب منها أسباب قانونية أو مالية...في هذه المرحلة يتم حفظ الوثائق لفترة زمنية مؤقتة في أماكن مخصصة لهذا الغرض.
حددت هذه الأماكن في القانون العماني للوثائق والمحفوظات(60/2007) في المادة رقم (22) والتي تنص على " تحفظ الوثائق الوسيطة في أماكن معدة لهذا الغرض لدى الجهة المعنية وتحت مسؤوليتها طيلة مدد الاستبقاء المحددة لها, ويتم الاطلاع عليها وفقا للضوابط والإجراءات التي تحددها اللائحة"
5.مرحلة الاسترجاع (retrieval):
والمقصود بها الحصول على الوثائق بعد حفظها وذلك باستخدام أدوات البحث والاسترجاع.
والمقصود بها الحصول على الوثائق بعد حفظها وذلك باستخدام أدوات البحث والاسترجاع.
6. مرحلة الاستبعاد (disposal):
هي المرحلة الأخيرة لمعظم وثائق المؤسسة, يتم في هذه المرحلة التخلص من الوثائق التي لا توجد لها أهمية بالنسبة للمؤسسة وقد انتهت فترة الحفظ الوسيط لها.
ويتم التخلص من هذه الوثائق بعدة طرق. منها:
التمزيق.
الحرق.
حذف الملف الالكتروني.
تمزيق القرص البصري.
هي المرحلة الأخيرة لمعظم وثائق المؤسسة, يتم في هذه المرحلة التخلص من الوثائق التي لا توجد لها أهمية بالنسبة للمؤسسة وقد انتهت فترة الحفظ الوسيط لها.
ويتم التخلص من هذه الوثائق بعدة طرق. منها:
التمزيق.
الحرق.
حذف الملف الالكتروني.
تمزيق القرص البصري.
حددت اللائحة التنفيذية لقانون الوثائق الآلية المستخدمة لتخلص من الوثائق بعد انتهاء الحاجة إليها وذلك في المادة (24) الفقرة (ج) والتي تنص على "تقوم الجهة المعنية بعد موافقة الهيئة بإتلاف الوثائق الورقية بتمزيقها آليا والعمل على إعادة تصنيعها كلما أمكن ذلك.
وبالنسبة إلى الوثائق الأخرى، يتم إتلاف البيانات المتضمنة بها وإعادة استعمال أوعيتها كلما أمكن ذلك "
7. المحفوظات (Archives):
يكون المصير النهائي لبعض الوثائق الحفظ الدائم وذلك لأهميتها للبحث العلمي وكتابة التاريخ. تحفظ هذه الوثائق أرشيفات الدول. مثال: هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
يكون المصير النهائي لبعض الوثائق الحفظ الدائم وذلك لأهميتها للبحث العلمي وكتابة التاريخ. تحفظ هذه الوثائق أرشيفات الدول. مثال: هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.
جاري تحميل الاقتراحات...