دورة حياة إدارة إجراءات العمل BPM Life cycle:
1- تحديد الإجراءات.
2- اكتشاف الإجراءات.
3- تحليل الإجراءات.
4- إعادة تصميم الإجراءات.
5- تنفيذ الإجراءات.
6- مراقبة ومتابعة تنفيذ الإجراءات.
1- تحديد الإجراءات.
2- اكتشاف الإجراءات.
3- تحليل الإجراءات.
4- إعادة تصميم الإجراءات.
5- تنفيذ الإجراءات.
6- مراقبة ومتابعة تنفيذ الإجراءات.
1- تحديد الإجراءات Process Identification:
يتم في هذه المرحلة تحديد وفهرسة إجراءات العمل بشكل أفقي عابر لإدارات المنظمةمن خلال بناء هيكلية إجراءات العمل BPA، والتي يتم من خلالها ربط استراتيجية المنظمة بإجراءات العمل الخاصة بها ووضع مؤشرات الأداء لها.
يتم في هذه المرحلة تحديد وفهرسة إجراءات العمل بشكل أفقي عابر لإدارات المنظمةمن خلال بناء هيكلية إجراءات العمل BPA، والتي يتم من خلالها ربط استراتيجية المنظمة بإجراءات العمل الخاصة بها ووضع مؤشرات الأداء لها.
2- اكتشاف الإجراءات Process Discovery:
يتم في هذه المرحلة فهم وتوثيق الوضع الحالي للإجراءات القائمة، حيث تتضمن هذه المرحلة نمذجة الإجراءات (how – who – when – what).
والهدف من نمذجة الإجراءات هو تسهيل التواصل بين أصحاب المصلحة، ولهذا السبب يتم استخدام الأشكال والرموز في النمذجة.
يتم في هذه المرحلة فهم وتوثيق الوضع الحالي للإجراءات القائمة، حيث تتضمن هذه المرحلة نمذجة الإجراءات (how – who – when – what).
والهدف من نمذجة الإجراءات هو تسهيل التواصل بين أصحاب المصلحة، ولهذا السبب يتم استخدام الأشكال والرموز في النمذجة.
3- تحليل الإجراءات Process ِِAnalysis:
يتم في هذه المرحلة تحديد وتقييم المشاكل والفرص القابلة للتحسين. وأغلب المشاكل تندرج تحت (الوقت - التكلفة - الجودة)، لذا يجب على محلل الإجراء أن يجمع البيانات عن كل خطوة في الإجراء ويقوم بتحليلها , وتحديد المشاكل وفرص التحسين.
يتم في هذه المرحلة تحديد وتقييم المشاكل والفرص القابلة للتحسين. وأغلب المشاكل تندرج تحت (الوقت - التكلفة - الجودة)، لذا يجب على محلل الإجراء أن يجمع البيانات عن كل خطوة في الإجراء ويقوم بتحليلها , وتحديد المشاكل وفرص التحسين.
4- إعادة تصميم الإجراءات Process Redesign:
يتم هنا تحسين وتطوير الإجراء وتحديد أين يكون الإجراء بعد تحسينه مناسب في هيكلية إجراءات العمل.
وبطبيعة الحال، فإن أي تغيير قد يواجه:
* مقاومة للتغيير من الناس.
* طلبات تغيير على الأنظمة التقنية لتعزيز التحسين.
* تغيير في ملاك الإجراءات.
يتم هنا تحسين وتطوير الإجراء وتحديد أين يكون الإجراء بعد تحسينه مناسب في هيكلية إجراءات العمل.
وبطبيعة الحال، فإن أي تغيير قد يواجه:
* مقاومة للتغيير من الناس.
* طلبات تغيير على الأنظمة التقنية لتعزيز التحسين.
* تغيير في ملاك الإجراءات.
5- تنفيذ الإجراءات Process Implementation:
تتطلب هذه المرحلة معرفة كيفية تطبيق الإجراء في وضعه الجديد، والتأكد من أن جميع الموارد المطلوبة متوفرة والناس مستعدين للوضع الجديد (أي تغيير في طبيعة الأعمال والثقافة السائدة عن الإجراء في وضعه السابق).
تتطلب هذه المرحلة معرفة كيفية تطبيق الإجراء في وضعه الجديد، والتأكد من أن جميع الموارد المطلوبة متوفرة والناس مستعدين للوضع الجديد (أي تغيير في طبيعة الأعمال والثقافة السائدة عن الإجراء في وضعه السابق).
6- مراقبة ومتابعة تنفيذ الإجراءات Process Monitoring and Controlling:
في هذه المرحلة نقيس أداء الإجراء بوضعه الجديد، وتحديد التحسينات التي تحققت بفضل التحسين الذي تم على الإجراء.
ويجب على محلل الإجراء جمع البيانات باستمرار عن الإجراء والتحقق منها لتحديد التعديلات اللازمة.
في هذه المرحلة نقيس أداء الإجراء بوضعه الجديد، وتحديد التحسينات التي تحققت بفضل التحسين الذي تم على الإجراء.
ويجب على محلل الإجراء جمع البيانات باستمرار عن الإجراء والتحقق منها لتحديد التعديلات اللازمة.
الخلاصة:
معالجة مشكلة أو اثنتان قد يعاني منها الإجراء، لا يعني ذلك نهاية دورة حياة إدارة إجراءات العمل لهذا الإجراء! ولكن يجب أن نقوم بإدارة الإجراءات بشكل مستمر ومراقبة أداؤها لضمان تحقيق الإجراءات لمستهدفاتها.
معالجة مشكلة أو اثنتان قد يعاني منها الإجراء، لا يعني ذلك نهاية دورة حياة إدارة إجراءات العمل لهذا الإجراء! ولكن يجب أن نقوم بإدارة الإجراءات بشكل مستمر ومراقبة أداؤها لضمان تحقيق الإجراءات لمستهدفاتها.
جاري تحميل الاقتراحات...