لماذا ننشئ مكاتب لإدارة المشاريع أو البرامج ؟ و ماهي الحاجة لها ؟ و ماهي العناصر و المهام الرئيسية التي يمكن أن يقودها فريق مكتب إدارة المشاريع/البرامج #PMO ؟ تحت هذه التغريدة سأحاول ذكر بعض المحاور المهمة حول هذا الموضوع...
تعاني الكثير من الجهات و المؤسسات ضعف في إدارة العناصر المشتركة (Dependencies ) بين المشاريع و ضعف ربطها بالأهداف الاستراتيجية التي خططت لها تلك الجهات و بالتالي فرق عمل تعمل بشكل منفرد و غير مترابط...و بوجود ال #PMO تتخذ هذه الجهات أولى الخطوات الصحيحة تجاه الحل...
و هناك أيضا حاجة ماسة لتوحيد السياسات و الأساليب ( Policies/Procedures ) الخاصة بإدارة المشاريع و المبادرات وأساليب قياسها داخل تلك الجهات ومعرفة ما اذا كانت تلك الأساليب تساهم في تحسين الأداء من جهة ومقدار مساهمتها في تحقيق الأهداف الاستراتيجية من جهة أخرى ...هنا أهمية ال #PMO
هناك عوائق كبيرة تواجه الجهات وبالأخص فيما يتعلق بالمعلومات و التقارير و أعتقد أن من أهمها إخفاء حقائق مهمة عن أداء المشروع من قبل العاملين خوفا من عواقب اظهار تلك المعلومات أو الرغبة بأخذ وقت لحل المشاكل...ال PMO يعالج تلك المشكلة عبر الحصول على تقارير وقراءات محددة ومتابعتها .
يستطيع أحدهم إظهار أداء المشروع على أنه في الطريق الصحيح عبر تقارير متلاعب بها (Manipulation) تخفي مخاطر وحالات أخفاق حقيقية بقصد أو بدون قصد...من الأفضل أن توكل الجهات التنفيذية مهام التقارير و كيفية جمعها و عرضها الى الPMO ..هناك شواهد على سقوط مشاريع ضخمة بسبب تلك الممارسات
ال #PMO يساهم في التقليل من تلك التشوهات عبر معالجة العقبات والمخاطر التي تحيط بالمشاريع و تقديم الدراسات التي تساعد على صنع القرارات... وبدعم من الجهات التنفيذية لل PMO و منهجيته المتبعة يتحقق أقصى تقدم ممكن لأداء الجهة فيما يخص المشاريع و المبادرات و الأهداف الاستراتيجية ...
من الضروري أيضا ان نذكر بأن هناك توجه واضح لحل جزء كبير من تلك التشوهات عبر وضع فرق ال PMO مسؤولة عن تنفيذ المشاريع وتحقيق الأهداف وهو ما يعرف بال (Directive PMO) أما ما ذكرناه سابقا فهو ينطبق بشكل أكبر على ما يسمى بال ( Controlling PMO) ولعلي اتطرق على أنواع ال PMO في ثريد آخر.
ختاما...اذا أوكلت الجهات مهام وضع السياسات والمنهجيات والحوكمة التي تتطلع الجهات الى اتباعها و تحديد أدوات القياس التقارير الى ال PMO و التي يجب أن يكون قادتها من المتمرسين أصحاب الكفاءة فإن الجهات سوف تشهد تطورا في النتائج و مرونة أكبر مع مرور الوقت تسمح لها بمزيد من التقدم ...
جاري تحميل الاقتراحات...